Автоматизация небольшого предприятия
Ознакомиться с последней редакцией статьи, а также принять участие
в её обсуждении вы можете на сайте автора .
СОДЕРЖАНИЕ
Бизнес-вариант прокладки кабеля
Если уровень отделки вашего помещения высок, и вы хотите, чтобы сетевые провода были скрыты от взгляда сотрудников и посетителей, то вы, вероятнее всего, пойдёте по второму варианту, который я условно назвал "бизнес". Этот вариант характеризуется применением коробов таких фирм, как "Legrand" или других. Фирмы, занимающиеся производством этого рода оборудования, обычно имеют обширные каталоги, где по разделам представлен весь спектр продукции. При этом имеется и возможность выбора по цвету.
Около каждого рабочего места устанавливается розетка. От розетки до компьютера идёт гибкий кабель, называемый "патч-корд" ("patch-cord"). Продаются готовые патч-корды, но иногда дешевле их сделать самим, воспользовавшись гибким кабелем и специальными вилками для него. От розеток по коробам жесткий кабель идёт к кросс-панели. К кросс-панели кабель прикрепляется жёстко ("врезается") сзади. Кросс-панель, в свою очередь, крепится к стене. Рядом с кросс панелью расположен сетевой концентратор. На передней стенке кросс-панели есть пронумерованные выходы, разъёмы, число которых, как вы понимаете, соответствует количеству гнёзд сзади. Кросс-панель соединена с сетевым концентратором посредством небольших гибких участков кабеля, патч-кордов.
Как вы понимаете, расход материалов, по сравнению с предыдущим вариантом, возрастает. При замерах на плане помещений должно отмечаться месторасположение розеток. Конечным пунктом прокладки всех кабелей является то место, где будет укреплена кросс-панель. Учтите, что длина патч-кордов обычно составляет 1 - 1,5 м.
Вот пример таблицы, которая должна у вас получиться:
| № компьютера | Длина провода, м |
| 1 | 6,50 |
| 2 | 11,50 |
| ... | |
| 11 | 4,00 |
| ИТОГО | 81,00 |
Конечно, данные, приведённые в таблице, условны. Но увеличением итоговой длины кабеля я хочу подвести вас к мысли, что прокладка кабеля в коробах может потребовать зачастую несколько большего его расхода.
| Комплектующее | Марка | Количество | Цена, р. | Сумма, р. |
| Сетевой кабель жёсткий | UTP4-24R5D Кабель "Витая пара" 8 пров., 5 кат. ("Duratube", Англия) | 82 м (в т.ч. 1м - запас) |
9,32 | 764,24 |
| Сетевой кабель мягкий | UTP4-24SR5D-BL Кабель "Витая пара" 8 пров., кат. 5, многожильный - СИНИЙ ("Duratube", Англия) | 34 м 1,5 м x 11 x 2 + 1 м. (запас) |
17,88 | 607,92 |
| Вилки для мягкого кабеля | TPS5-8P8C Вилка RJ-45 5 кат. для многожильного кабеля, со вставкой, экранир. | 44 шт. 11 шт. x 2 x 2 |
29,49 | 1297,56 |
| Кросс-панель | Патч-панель 19",16 портов, тип "krone" | 1 шт. | 2205,00 | 2205,00 |
| Сетевой концентратор | 3COM модель 16735 (16 портов, TPO, 10/100 Мбит/сек) | 1 шт. | 11273,00 | 11273,00 |
| ИТОГО | 16 147,72 |
Стоимость всего оборудования, кроме сетевого концентратора указана по ценам ООО "Сектор Т" на 12.09.2000 за безналичный расчёт. Стоимость сетевого концентратора указана по ценам ОАО "НЭТА" на 12.09.2000 за безналичный расчёт.
В стоимость не включены коробы, соединители, розетки. Учтите, что в коробы обычно закладываются и кабели электропитания оборудования, поэтому эти расходы нельзя полностью отнести к расходам на прокладку компьютерного кабеля.
Доступ клиентов в базу данных через Интернет
Это шаг в будущее. Как я убедился на собственном опыте, это очень удобно, но тёмная Россия пока с трудом понимает, зачем это нужно. Поэтому перед началом вложения денег в эту работу чётко представьте, кто будет пользоваться этой услугой. В чём она состоит? Клиент заходит в специальный раздел веб-сайта и может просматривать там все документы, касающиеся его, получать некоторые, предусмотренные системой отчёты. При этом для входа в систему клиент обязательно должен указать условное имя и пароль. Пример вы можете увидеть по адресу (учтите, что внутрь этой системы вы ни за что не попадёте, так как у вас нет ни условного имени, ни пароля).
Все, кому я показывал эту работу, восхищались. Представьте, клиент работает в базе данных наряду с вами! Он видит всё, что касается его, без малейших задержек. Ваши поставщики могут оперативно контролировать денежные перечисления, которые вы сделали им, просматривая введённые вами документы "Платёжное поручение" и "Банковская выписка". Ваши покупатели могут контролировать поступление к вам на расчётный счёт собственных платежей, состояние выписанных счетов - "Оплачен", "В ожидании", "Комплектуется", "Готов". Кроме того, клиенты могут получить отчёт, представляющий собой бухгалтерскую сверку за выбранный период. Все формы документов и отчёта я разработал так, чтобы они выглядели в Интернете красиво.
Система получилась довольно сложная. Я просидел над её разработкой около 2-х недель. Нарушение доступа в этой системе может повлечь очень неприятные последствия. Представьте, например, что будет, если ваш покупатель увидит документы ваших поставщиков? Поэтому при разработке системы на первое место я поставил вопрос её безопасности. И как программист, я сделал её хорошо защищенной изнутри. Но, на мой взгляд, чем сложнее программа внутри, тем проще и понятнее должно быть её управление снаружи. Иначе неизбежны опасные ошибки. Поэтому внешнее управление системой выполнено очень просто и осуществляется прямо из "1С:Бухгалтерии" ответственными сотрудниками, состав которых определяется директором.
Если ответственный сотрудник открывает в базе данных карточку любого клиента, он видит закладку, невидимую для остальных. На ней находится флажок: открыть или закрыть доступ, имя пользователя и его пароль. Таким образом, внешне схема предельно проста. Клиент, желающий получить доступ, садится с ответственным лицом за компьютер. Ответственное лицо открывает карточку этого клиента, устанавливает три параметра на секретной закладке и всё! Ответственный сотрудник может и оперативно закрыть доступ по первому требованию клиента. Например, клиент может утерять пароль и попросить закрыть доступ до следующей смены пароля.
После разработки системы интернет-доступа, как и в случае с электронным магазином, я оставил её на управление ответственных лиц. С этих пор система живёт самостоятельной жизнью и не нуждается во вмешательстве разработчика.
Для чего это было сделано? Я хотел попытаться оградить менеджеров и бухгалтеров от телефонных переговоров, типа: "А когда вы нам платили?", "Можно ли получать груз?", "Давайте сделаем сверочку!" и т.д. и т.п. У менеджера и бухгалтера освобождается время, а их время - это деньги, заметьте! Так что разработка отнюдь не была сделана мною просто так, ради интереса.
Как я уже говорил, разрабатывать систему доступа клиентов к базе данных через Интернет следует только в том случае, если вы уверены, что эта услуга будет востребована ими. На практике для решения этого вопроса достаточно точно узнать, пользуется ли кто-либо из ваших поставщиков или покупателей Интернетом. И если такие фирмы будут найдены, то они смогут стать пользователями этой прогрессивной системы. Потом вы должны взвесить, стоит ли этот потенциальный контингент средств, вложенных в разработку системы интернет-доступа.
Разработка системы интернет-доступа занимает от 2 до 4 недель в зависимости от сложности поставленной задачи. Особое внимание при этом должно уделяться её безопасности. Клиенты, войдя в систему, должны иметь возможность просматривать все документы, касающиеся их.Вы также можете дать им право формировать бухгалтерскую сверку за произвольный период времени. Но это только базовый набор функций. Возможно, вы захотите его расширить, и это будет прекрасно.
Кого выбрать в качестве исполнителей проекта? Здесь полностью применим совет по выбору разработчиков электронного магазина, данный ранее. Только учтите дополнительно, что разрабатываемая система обрабатывает конфиденциальные данные. Поэтому, если для выполнения этой работы будет привлечён сторонний программист, вы должны позаботится о том, чтобы ему для проведения разработки был предоставлен аналог вашей базы данных, но с условной, вымышленной информацией.
Финансовый и управленческий учёт
Ознакомиться с последней редакцией статьи, а также принять участие
в её обсуждении вы можете на сайте автора .
Где и как покупать?
Каждая фирма выбирает себе опредёленную специализацию. Поэтому из того большого списка, что у нас получился, покупать всё в одном месте невыгодно.
Заказ на компьютерное оборудование - рабочие станции, сервер и сетевой концентратор можно сделать в любой надёжной компьютерной фирме, любящей своих клиентов и готовой всегда оказать грамотную техническую поддержку. Выбор здесь за вами. Примерная смета расходов дана в предыдущем разделе. Безусловно, она должна быть согласована с вашим техническим специалистом.
Советую вам сделать заказ в нескольких фирмах. На мой взгляд, достаточно трёх-четырёх. Получив счета, вы должны торговаться. Можете устроить тендер. В итоге вы должны получить скидку от 4 до 10 процентов. Если будет сопутствовать удача, то скидка может быть даже больше 10 процентов, но это скорее исключение из правил.
Какие магазины я могу вам порекомендовать?
В Новосибирске, бесспорно, это фирма "НЭТА". Рекомендую вам обратиться в магазин "Домашний компьютер" на улице Советской, директором которого является Дмитрий Шпилёв. Мне нравится этот энергичный молодой человек тем, что с ним всегда можно не только приятно пообщаться, но договориться. Адрес интернет-сайта фирмы "НЭТА" , телефон/факс магазина (3832) 18-22-18.
В Санкт-Петербурге на протяжении многих лет мне очень нравится работать с фирмой "Свега Плюс". Совет: если вы заглянете туда, сразу же поднимайтесь в сервис-центр, расположенный на втором этаже здания. Дело в том, что сервис-центр может продать вам любой товар из магазина, расположенного на первом этаже и, помимо этого, оказать всестороннюю техническую поддержку. Начальник сервис-центра - Александр Васильевич Синев. С этим представительным господином мы тоже быстро нашли взаимопонимание. Адрес интернет-сайта "Свега Плюс" - , телефоны магазина на Фонтанке - (812) 259-9109, 259-9107, 251-5211, 251-1892.
В Москве хороших компьютерных фирм относительно много и поэтому найти подходящий вариант не очень сложно.
Если не знаете, возьмите и пройдитесь пешком по центру города. Уверен, что за час-другой вы накопите достаточно счётов для работы.
В качестве поставщика коммуникационного оборудования - кабелей, розеток, коробов и прочего - советую обращаться в московскую фирму "Бурый медведь". Адрес их сайта в Интернет - , телефон в Москве (095) 333-10-10 (4 линии).
В Новосибирске фирму "Бурый медведь" представляет дилер, фирма "Сектор Т". Адрес интернет-сайта этой фирмы - , телефоны - (3832) 22-76-20 и 22-81-29. Советую обращаться непосредственно к старшему менеджеру Александру Борисовичу Гренкову.
Производством и продажей терминалов на протяжении многих лет занимается фирма "Сектор Т", о которой говорилось чуть выше. Покупая терминалы, учтите, что мониторы, клавиатуры и мыши, необходимые для их эксплуатации, вы можете заказать в специализированной компьютерной фирме, где, вероятно, это обойдётся вам несколько дешевле.
Хочется предостеречь, что на пути покупки терминалов у производителя вы можете столкнуться с одним тонким моментом. Цена терминала у производителя может сильно превышать цену терминала, подобранного из комплектующих обычной компьютерной фирмы. Я уверен, что вы хотите экономно расходовать свои финансы, поэтому при покупке терминалов лучше поступать следующим образом. Выпишите счета на терминалы в фирмах, которые их производят. Выпишите счета на терминалы в обычных компьютерных фирмах. После получения счетов, выберите наилучшее предложение по "производственному" и "компьютерному" направлениям и устройте тендер между "лидерами". Тот, кто предложит лучшие условия, и должен стать вашим поставщиком.
Инструкция для клиентов электронного магазина
Ознакомиться с последней редакцией статьи, а также принять участие
в её обсуждении вы можете на сайте автора .
Вступление: На нашем сайте есть несколько тематических разделов, каждый из которых отражает основные направления деятельности нашей фирмы. Менеджеры размещают там полные прайс-листы, особо выделяя специальные предложения. Именно поэтому первое знакомство с нашим ассортиментом или работу над формированием заказа вам следует начинать именно с просмотра этой информации. Присутствие товара в прайс-листах менеджеров не гарантирует его фактическое наличие на нашем складе в Новосибирске, но, безусловно, в случае необходимости любой выбранный вами товар будет оперативно доставлен. Поэтому часто при составлении заказа возникает вопрос: "Что же из предлагаемого ассортимента есть сегодня на складе?". Из-за большого объёма данных менеджеры не могут ежедневно обновлять свою информацию. Поэтому мы возложили эту работу на компьютер. Для этого служит электронный магазин, ссылку на который вы видите слева. Информация там обновляется автоматически каждый день в 0 часов по местному времени (то есть ночью, при наступлении нового дня). Отдельно стоит остановиться на ценах. Все цены приведены в рублях исходя из внутрифирменного курса доллара США на момент обработки информации. В настоящее время для всех товаров указывается только розничная цена. Пожалуйста, не забывайте, что все категории цен вы всегда можете увидеть в тематических прайс-листах. Помимо просмотра цен и остатков в электронном магазине вы можете самостоятельно оформить заказ и отправить его нашим менеджерам. При этом на весь ассортимент товаров будет действовать скидка 3%. Менеджеры будут уведомлены о вашем заказе максимум через пять минут после его отправки. Обработка электронного заказа занимает значительно меньше времени, нежели переданного по телефону, факсу или электронной почте. Поэтому, если вы цените своё время и деньги, приглашаем воспользоваться услугами нашего электронного магазина!
Вопрос: Для чего нужен электронный (виртуальный) магазин?
Ответ: Для того чтобы человек, который хочет сделать у нас заказ и который имеет доступ в сеть Интернет, смог без проблем составить и передать заявку для наших менеджеров, открыв страничку нашего электронного магазина, используя при этом любой доступный обозреватель Интернета.
Вопрос: Как начать работу с электронным магазином?
Ответ: Войти в сеть Интернет, запустить обозреватель Интернета, перейти по адресу или нажать на кнопку "Вход" вверху этой страницы и следовать появляющимся инструкциям.
Вопрос: Что такое обозреватель Интернета?
Ответ: Средство для просмотра гипертекстовых страниц, которые являются частью наполнения сети Интернет. Обозреватель Интернета - это программа, которая обычно есть на любом компьютере, имеющим доступ в сеть Интернет. Наиболее популярным обозревателем на сегодняшний день является Internet Explorer компании Microsoft. На втором месте по популярности находится Netscape Communicator компании Netscape.
Вопрос: Какие версии обозревателей вы посоветуете использовать?
Ответ: Последние доступные! На сегодняшний день это Internet Explorer 5.01 и Netscape Communicator 4.51. Эти версии программ можно "скачать" (загрузить из Интернет) бесплатно по адресам (компания ) или (компания ).
Вопрос: Что делать, если у меня нет последней версии обозревателя, но я хочу работать с вашим электронным магазином?
Ответ: Ничего страшного! Для начала попытайтесь использовать тот обозреватель, который есть у вас в настоящее время. Если вы открыли страничку нашего магазина и смогли без проблем открывать группы товаров, выбирать товары, изменять расчетное количество и при этом видеть изменение итоговой стоимости заказа, то можете считать, что ваш обозреватель подходит для работы с нашим электронным магазином.
Вопрос: Что делать, если при открытии странички вашего электронного магазина язык на всей странице либо на какой-то её части "не русский"?
Ответ: И это не беда! Поищите в настройках вашего обозревателя пункт "Вид кодировки".
Он обязательно должен там быть. После того, как найдёте, выберите "Кириллица (Windows)". Если это не помогло, попробуйте там же найти и выключить пункт "Автоматический выбор кодировки", вновь выберите кодировку "Кириллица (Windows)". В подавляющем большинстве случае это должно вам помочь. Если нет - установите последнюю версию вашего обозревателя.
Вопрос: А обеспечена ли мне безопасность при работе с вашим магазином? Могу ли я, например, сделать у вас заказ работая на компьютере своих друзей так, чтобы после моей работы на этом компьютере не осталось никаких "следов" о сделанной покупке?
Ответ: Безопасность вам обеспечена! Вы можете сделать заказ на любом доступном компьютере, который имеет выход в сеть Интернет. После того как вы закроете в обозревателе страничку с магазином, никакой информации о ваших действиях на компьютере, за которым вы работали, не сохраняется!
Вопрос: Каким образом и как часто происходит обновление информации в прайс-листе магазина?
Ответ: Обновление информации осуществляется автоматически каждый день в 0 часов по местному времени (то есть ночью, при наступлении нового дня).
Вопрос: Существует ли в вашем магазине возможность поиска?
Ответ: Да! Информацию для поиска вы можете ввести в поле, расположенное на первой, главной странице магазина, а также в поля, расположенные сверху и снизу, если вы уже начали работать с прайс-листом. После того как информация для поиска будет введена, нажмите на кнопку "Поиск". Результат запроса будет выдан в виде группы прайс-листа, откуда товары при необходимости можно обычным образом включать в заказ. Поиск осуществляется по кодам и наименованиям товаров, прописные и строчные буквы не различаются. В результат запроса попадают только те товары, у которых в коде или наименовании встретилась та информация, которую вы указали в запросе. Например, чтобы увидеть все товары, имеющие отношение к SCSI выполните запрос "scsi". Помните, что использование масок в поиске не реализовано! Поэтому, например, если вы выполните запрос "scsi*" ничего найдено не будет, так как ни в кодах ни в наименованиях наших товаров строка "scsi*" не встречается.
Вопрос: Что показывает колонка "ост"?
Ответ: "Ост" - это сокращение от слова "остаток". Информация, содержащаяся в этой колонке - большой "плюс" нашего магазина! Программа, занимающаяся обновлением прайс-листа, для каждого товара анализирует три показателя: сколько данного товара реально находится на складе в Новосибирске (обозначим это через переменную x), сколько - зарезервировано на основании выписанных бухгалтерией счетов (пусть это будет y) и сколько - находится на складах у наших поставщиков. Затем из x вычитается y и получается некое число z, характеризующее свободный остаток товара. Так как при составлении заказа вас больше всего и интересует этот свободный остаток, именно он показывается в виде условных сокращений в колонке "ост". Кроме того, если свободный остаток товара равен нулю (товара нет на складе или он весь зарезервирован), программа может проинформировать о наличии товара у наших поставщиков (есть или нет), если менеджер разрешил доступ к этой информации. Расшифровка всех возможных сокращений приведена ниже:
| Остаток | Что означает? |
| 100+ | Свободный остаток товара измеряется сотнями. |
| 10+ | Свободный остаток товара измеряется десятками. |
| 1+ | Свободный остаток товара - единичные образцы. |
| - | Товара нет на складе или он весь зарезервирован. По складам наших поставщиков данных нет. |
| -/+ | Товара нет на складе или он весь зарезервирован. Товар есть на складах наших поставщиков. |
| -/- | Товара нет на складе или он весь зарезервирован. Товара нет на складах наших поставщиков. |
Вопрос: А как мне более точно узнать остаток товара, сроки поставки "под заказ"?
Ответ: Естественно, обратившись к нашим менеджерам по телефонам (383-2) 22-76-20, 22-81-29 или, если вы предпочитаете электронную почту, по адресу .
Вопрос: Можно ли включать в заказ товары, которых нет в свободном остатке или свободный остаток которых меньше, чем мне требуется?
Ответ: Можно! Вы имеете право включить в заказ любые товары, но более подробную информацию всегда можете получить у наших менеджеров.
Вопрос: Какие цены указаны в прайс-листе? Что мне делать, если я покупаю у вас товар по оптовым ценам или для меня действуют персональные скидки?
Ответ: В прайс-листе указаны розничные цены. Цена в рублях получается исходя из расчёта внутрифирменного курса доллара США на момент формирования прайс-листа. Если вы работаете по специальным ценам, то смело отправляйте заказ по тем розничным ценам, которые рассчитает для вас наш электронный магазин! Перед отправкой заказа внимательно заполните информацию о себе (чтобы наши менеджеры поняли, от кого получен заказ) и в счёте, который вы получите в последствии, ваши скидки обязательно будут учтены, не волнуйтесь!
Вопрос: Что означает нулевая цена товара? Можно ли включать в заказ такие товары?
Ответ: Нулевая цена означает в большинстве случаев, что вы имеете дело с товаром, который давно не заказывался. Цену и сроки поставки можно уточнить у наших менеджеров (телефоны и адреса электронной почты смотрите выше). После согласования цен и сроков вы, по своему усмотрению, можете включить товар с нулевой ценой в заказ.
Вопрос: Как получить обещанную скидку при работе с электронным магазином?
Ответ: Очень просто! Открыв страничку нашего электронного магазина вам нужно отметить интересующие вас товары в нужном количестве, нажать на кнопку "заказ по E-Mail", внимательно заполнить ваши данные и нажать на кнопку "отправить". Об успешной отправке вашего заказа нашим менеджерам свидетельствует открывшаяся страница с сообщением "Информация передана".
После этого, если вы закончили работу с магазином, вы можете просто закрыть все странички с нашей информацией. Наши менеджеры обработают вашу заявку и обязательно свяжутся с вами по телефону или, если вы дополнительно оговорите это в комментарии, по электронной почте. Безусловно, что обещанная скидка при составлении заказа через Интернет будет непременно учтена!
Вопрос: Как быстро я получу ответ от менеджеров при работе с электронным магазином?
Ответ: Коллектив нашей фирмы будет стараться, чтобы в течении одного-двух часов с момента уведомления о заявке вы получили чёткий ответ. Наши менеджеры получат уведомление о поступившем от вас заказе автоматически не более чем через 5 минут после его отправки. Электронные заявки обрабатываются в первую очередь. Скорость обработки менеджерами электронных заявок на порядок выше, нежели обычных (написанных вручную и переданных по факсу или электронной почте).
Вопрос: Я распечатал счёт (нажав на кнопку "Печать"). Могу ли я предоставить его для оплаты в свою бухгалтерию?
Ответ: Нет! Сформированный таким образом счёт основанием для оплаты являться не может и служит лишь проектом. Ваш заказ будет обработан нашими менеджерами, которые выставят традиционный бухгалтерский счёт (с печатью). После этого он будет передан вам по факсу, и его смело можно оплачивать.
Интернет
Новый, XXI-й век будет просто немыслим без Интернета. Поэтому, хотите вы того или нет, вам придётся отдать должное этому факту и продвигать свои товары во Всемирной Сети. Работу можно разделить на четыре направления: подключение к Интернету, создание веб-сайта, открытие электронного магазина и обеспечение прямого доступа клиентов в вашу базу данных через Интернет. Все эти этапы можно выполнять последовательно, можно - параллельно. Решение здесь остаётся за вами. Попытаюсь описать каждый этап.
Экономичный вариант прокладки кабеля
Экономичный вариант прокладки кабеля, как следует из названия, используется тогда, когда организация экономит средства на прокладку кабеля. Этот вариант характеризуется отсутствием розеток и кросс-панелей.
Место для сетевого концентратора при таком подходе обычно выбирается так, чтобы суммарная длина отходящих от него кабелей была минимальной. При этом из сетевого оборудования требуется только жёсткий одножильный кабель и вилки. Кабель одним концом вставляется в порт сетевого концентратора, а другим - в разъём сетевого адаптера компьютера.
Главная отличительная особенность этого подхода заключается в том, что в офисе с ремонтом по европейским стандартам лежащий на полу или прибитый вдоль плинтусов кабель будет смотреться неопрятно.
Давайте попробуем просчитать стоимость такого варианта. Для этого вы должны тщательно измерить длины 11 проводов. Планом, каким бы точным он не был, тут уже не обойдёшься. Придётся взять рулетку и вымерить всё самостоятельно. Возможно, вам потребуется помощь электрика и строителя в случае, если вы планируете сверлить в стенах отверстия. Дело в том, что при этом можно нарушить электрические коммуникации. Ещё сложность иногда может возникнуть потому, что в некоторых зданиях сверление некоторых стен сопряжено с определёнными трудностями: стена может оказаться не кирпичной, как вы могли предположить, а, например, железобетонной.
В итоге вы должны свести работу к следующей таблице:
| № компьютера | Длина провода, м |
| 1 | 4,50 |
| 2 | 9,00 |
| ... | |
| 11 | 2,00 |
| ИТОГО | 57,50 |
Длину проводов лучше измерять с точностью до полуметра. Учтите, что при этом расчёте вы должны рассчитывать длину от сетевого концентратора до задней стенки компьютера, где расположен разъём сетевого адаптера.
Теперь мы располагаем всеми данными, чтобы составить смету расходов на сетевое оборудование. Она должны выглядеть примерно так:
| Комплектующее | Марка | Количество | Цена, р. | Сумма, р. | Сетевой кабель жёсткий | UTP4-24R5D Кабель "Витая пара" 8 пров., 5 кат. ("Duratube", Англия) | 58 м (в т.ч. 0,5 м - запас) |
9,32 | 540,56 |
| Вилки для жёстоко кабеля | TP-8P8C-S3 Вилка RJ-45 5 кат. для плоского, однож. кабеля, 3 зубца | 22 шт. 2 шт. x 11 |
8,82 | 194,04 |
| Сетевой концентратор | 3COM модель 16735 (16 портов, 10/100 Мбит/сек, TPO) | 1 шт. | 11273,00 | 11273,00 |
| ИТОГО | 12 007,60 |
Стоимость всего оборудования, кроме сетевого концентратора, указана по ценам ООО "Сектор Т" на 12.09.2000 за безналичный расчёт. Стоимость сетевого концентратора указана по ценам ОАО "НЭТА" на 12.09.2000 за безналичный расчёт.
Электронный магазин
Электронный магазин предполагает, с одной стороны, наличие на веб-сайте постоянно обновляемого прайс-листа с ценами и желательно, приблизительными остатками товаров, а с другой - средства для формирования заказа и отправки его к вам по каналам сети Интернет.
Электронный магазин - сложная программа. Поэтому вы будете должны найти грамотного разработчика для выполнения этой работы.
Если ваш веб-сайт создаёт профессиональная команда, лучшее решение - поручить эту работу им. Действительно, веб-дизайнер поможет создать в электронном магазине стиль, не отличающийся от остальных разделов сайта, а веб-программист разработает программу магазина. Если веб-программист не может справиться с написанием электронного магазина (например, по причине незнания вашей учётной программы, "1С:Бухгалтерии" и т.п.), есть практический смысл в совместной работе веб-дизайнера, разрабатывавшего вам сайт, с вашим системным программистом, который обязан знать все программы, используемые фирмой.
Если вы пошли по пути разработки сайта собственными силами, то разработку электронного магазина целесообразно поручить вашему системному администратору (или программисту).
Разработчик, к которому вы обратитесь, может выбрать множество средств для написания программы электронного магазина. Это может быть модный в наше время язык программирования Java, это могут быть серверные приложения (скрипты) написанные на Delphi или C++, это может быть JavaScript. Я перечислил наиболее распространённые языки программирования. Зачастую программист выбирает инструментальное средство исходя не из сравнительного анализа и выбора лучшего, а по соображениям личных интересов. Признаюсь, такие люди лично мне глубоко ненавистны. Их подход можно сравнить с тем, если бы врач при проведении операции брал не тот инструмент, который нужен, а тот, который ему просто нравится. Поэтому давайте разберём достоинства и недостатки описанных выше подходов.
Java. Java-программа (она называется также "аплет") выполняется на компьютере пользователя, зашедшего на ваш сайт.
Для этого аплет загружается к нему через Интернет в виде довольно больших архивов, распаковывается, устанавливается и запускается. Всё это занимает сравнительно большое время (около 1-2 минут). Мне кажется, что не все клиенты могут выдержать это ради того, например, чтобы узнать цену на какой-нибудь копеечный товар. Поэтому определённая часть клиентов будет потеряна. Ещё дело осложняется тем, что при загрузке Java компьютер как бы "зависает", никаких внешних индикаторов процесса загрузки нет. А далеко не все ещё обладают достаточной компьютерной грамотностью, чтобы определить, из-за чего у них вдруг "завис" компьютер. Эти пользователи могут, сами не ведая того, прервать процесс запуска Java-аплета, перейдя на другие странички вашего или чужого сайта.
Скрипты (серверные приложения). Работают несколько быстрее, чем Java. В противоположность Java, программный код в этом случае выполняется на вашем сервере. Но этот подход не лишён известных недостатков. Скорость работы всё равно относительно медленная. На поиск нужного товара уходит не менее 10-15 секунд. Кроме того, определённая нагрузка ложится на ваш сервер. Не лучше ли оставить его мощность для нужд собственной организации?
JavaScript. При профессиональном подходе электронный магазин на JavaScript получается наиболее простым в разработке и наиболее эффективным в использовании. Но как раз именно из-за простоты его создания, выливающейся в относительно небольшой размер стоимости работ, писать электронные магазины на JavaScript разработчики не любят. У меня, например, на внедрение такого магазина ушло всего 3 дня. Результат моей работы вы можете увидеть вот здесь: . Принцип работы магазина на JavaScript эффективно совмещает два предыдущих подхода. При работе на компьютер пользователя через Интернет загружается небольшая программа, написанная на JavaScript, которая обеспечивает отображение товарного каталога, формирование заказа и отправку его на сервер. Правильная организация данных при этом позволяет минимизировать нагрузку на компьютер пользователя и ваш сервер.
При разработке электронного магазина не менее важен и вопрос своевременного обновления информации. Я, например, доработал свою конфигурацию (решение) для "1С:Бухгалтерии", так что каждую ночь она автоматически производит обновление данных электронного магазина. При этом программа не только пересчитывает цены по текущему внутрифирменному курсу доллара. По каждому товару она показывает клиентам ориентировочный остаток товара на складе (единицы, десятки, сотни, тысячи и так далее), а также возможность поставки его под заказ (возможно, невозможно, нет данных).
Если клиент отправляет заказ через Интернет из электронного магазина, вы должны постараться оперативно его обработать. В противном случае, если выписка счёта и отправка его заказчику затянется, идея выписывать товары через Интернет в глазах отправившего клиента будет надолго дискредитирована. Расскажу, как я решил этот вопрос. Когда вы отправляете заказ, максимум через 5 минут у менеджера, работающего в "1С:Бухгалтерии", на экране появится уведомление о пришедшем заказе. Конечно, я написал конфигурацию так, что она не только уведомит о пришедшем заказе, но и, по запросу менеджера, превратит его в обычный документ "Счёт" программы "1С:Бухгалтерия". При этом создание счёта происходит максимально просто - программа даже попробует самостоятельно найти клиента по указанному им в электронном заказе ИНН.
Электронный магазин был запущен мною в конце марта 2000 года и больше его обслуживанием я не занимался. Всё прекрасно работает без моего вмешательства. Приходят заказы, выписываются счета. На мой взгляд, программы нужно писать так, чтобы они не были подобны инвалидам, а могли "жить" самостоятельной, полноценной жизнью.
А теперь отвечу на главный вопрос. Для чего нужен электронный магазин? Он нужен вам для обеспечения двух функций. Во-первых, доступ клиентов к самой свежей информации о ваших ценах и ориентировочных (или точных) складских запасах. Во-вторых, вы экономите время своих менеджеров, которым не придётся набирать счета, пришедшие из электронного магазина.
Эту работу за них сделает программа, освободит их время на другие задачи, а значит, в конечном итоге, увеличит вашу прибыль.
По своему опыту рекомендую вам давать всем клиентам электронного магазина небольшую скидку (например, 3%). Обязательно нужно доработать учётную компьютерную программу так, чтобы в заголовке спецификации каждого счёта выписанного не через электронный магазин, в чёрной жирной рамке было написано примерно следующее: "Выписав этот счёт через электронный магазин, вы бы сэкономили XX=XX руб.!". Это даст клиентам дополнительный стимул выписывать счёта через Интернет. Возможно, прочитав эту информацию, клиент захочет провести уже выписанный ему "вручную" счёт через электронный магазин, чтобы сэкономить. И этому не надо препятствовать. Вы должны всячески поощрять стремление клиентов работать с электронным магазином. Так, например, если счёт был выписан в электронном магазине, в документе "Счёт" на месте чёрной рамки должна быть изящная, например из двух тонкий линий, с текстом: "Этот счёт был выписан в электронном магазине. Вы сэкономили XX=XX руб.!". Вы можете дарить небольшой поощрительный подарок заказчику, выписавшему первый "электронный" счёт на неделе. Пусть это будет бутылка шампанского. В общем, будьте изобретательны. Конечно, всё это похоже на игру, но результат её увидят немногие - это прибыль, живые деньги у вас в кармане!
В заключение предлагаю вашему вниманию инструкцию для клиентов, написанную мною для своего электронного магазина.
.
Как это обычно происходит?
В один прекрасный день вы вызываете вашего компьютерного специалиста (допустим, его будут звать Пётр) и говорите ему что-то вроде: "Эй, Петя! Нам нужно купить три компьютера и объединить их в сеть!". "Без проблем!", отвечает компьютерщик и едет в компьютерный магазин. Диалог в магазине происходит примерно такой:
(Вася) Привет, Петя! Какими судьбами? (Петя) Привет, Вася! Да вот три компьютера надо купить! (Вася) О, это интересно! Покажи-ка заказ! Так, так... Тебе это будет стоить всего 100 тысяч рублей. Выписывать счёт? (Петя) Нет, постой. Тут одна проблема. Знаешь, я ведь тоже хочу подзаработать на этом заказе маленько. Давай увеличим сумму счёта до 120 тысяч, а разницу поделим? (Вася) Ну, нет. Ты же знаешь, что мы этого сделать не можем. Мы же крупная, уважаемая фирма... (Петя) Ну, тогда я, пожалуй, пойду в другое место... (Вася) Постой. Ладно, мы всё устроим.
И Вася, менеджер (или директор) компьютерной фирмы, выписывает счёт на 120 тысяч рублей, и вы оплачиваете его. А уже через несколько дней ваш любимый Петя получает свою долю, 16 тысяч рублей. Знаете, вам очень повезёт, если купленная техника будет выбрана грамотно. Почему? Всё просто! Возможно, Петя захочет максимально сэкономить первую сумму и поэтому выберет что-нибудь подешевле.
Бухгалтерскую, учётную программу традиционно выбирает главный бухгалтер. Он говорит: "Ненавижу 1С!!! Помню, посмотрела её как-то у подружки лет 5 назад, так она мне жутко не понравилась! Хочу только БЭСТ!". Не правда ли, очень "весомые" аргументы для принятия столь ответственного решения? Особенно учитывая то, что с установленной программой будут работать (или мучатся) все остальные члены коллектива: менеджеры, кладовщики?.. И опять ваш компьютерщик отправляется в магазин! Кстати, как вы думаете, может ли в магазине, торгующем бухгалтерскими программами, состоятся диалог, аналогичный описанному выше? Скажу вам по секрету: да, может!
Потом происходит установка компьютеров, программы и начинается работа. Правда, компьютеры работают недостаточно быстро (вы уже догадались, почему?), да программа даётся рядовым сотрудникам с трудом (причину этого мы уже тоже знаем). А вам уже не до этого. Работа худо-бедно идёт...
Как выбрать номер расходной накладной?
В нумерации расходных накладных наша фирма установила правило, согласно которому все официальные документы должны заноситься в БД с номерами из 5-и знаков, а неофициальные - с номерами из 6-и знаков. При открытии документа БД предлагает номер, состоящий из 5-и знаков, но его можно быстро изменить на очередной номер из 6-и знаков, нажав на кнопку автоматического подбора номера "...", находящуюся правее поля "Номер" и выбрав там количество разрядов "6". Кнопка "..." позволяет быстро находить последний номер среди номеров заданного количества разрядов.
Как выбрать время документа?
В БД документы обычно сортируются в хронологическом порядке, который определяет дата и время документа. В подавляющем большинстве случаев мы работаем только с датой документа, и нам совершенно не требуется дополнительно задумываться над временем его сохранения. Однако для многих операций в БД важна не только дата, но и время документа. Для большей части этих документов время, по большому счёту, не критично (например, что проведено раньше: отгрузка товаров или приходный кассовый ордер на её основании), но иногда время может играть серьёзную роль и приводить к ошибкам при проведении (например, может возникнуть ситуация, когда расход товаров проводится "чуть-чуть" раньше прихода). Для устранения ошибок, например, таких, как было описано в последнем случае, мы должны уметь управлять временем документов. Для изменения времени документа нужно, чтобы он был сохранён. Затем нужно найти его, открыв журнал документов "Общий". В принципе, изменить время можно, найдя документ в любом журнале, куда он включён, но это рекомендуется тогда, когда будет приобретён определённый опыт потому, что в прочих журналах колонка со временем документа даже не отображается (как было объяснено ранее, она нужна далеко не всегда). Изменять время можно только у не проведённых документов (проведённые документы нужно предварительно сделать не проведёнными). Затем нужно щёлкнуть на документе левой кнопкой мышки, вызвав контекстное меню, в котором выбрать пункт "Изменить время документа...". Появится диалог, где будет предложено следующее:
В начало дня
Если документ является в БД единственным за дату, указанную в реквизите "Дата документа", то его время не изменится. Если документы с датой, указанной в реквизите "Дата документа", уже существуют в БД (независимо от журнала, в котором они размещены), то документу будет установлено время, на 10 секунд меньшее времени самого первого документа с такой же датой, независимо от вида документа. В конец дня
Если документ является в системе единственным за дату, указанную в реквизите "Дата документа", то его время не изменится. Если документы с датой, указанной в реквизите "Дата документа", уже существуют в системе (независимо от журнала, в котором они размещены), то новому документу устанавливается время на 10 секунд большее времени самого последнего документа с такой же датой, независимо от вида документа. Текущее время
Элемент "Текущее время" будет закрыт от использования (используется только при записи новых документов). Время
Позволяет указать в формате ЧЧ:ММ:СС конкретное время, которое будет присвоено документу. OK
Закрывает окно диалога и изменяет время документа. Отмена
Закрывает окно диалога, не изменяя времени документа.
Мой ответ Чемберлену!
Что сделал я, наблюдая за всем этим? Знаете, я сказал: "Чёрт возьми, если 1С:Бухгалтерия может поглотить 1С:Торговлю и 1С:Зарплату, то пусть так и будет!". Я сел за компьютер и самостоятельно доработал типовое решение для "1С:Бухгалтерии" так, что оно, в дополнение, стало вести и учёт торговых операций, как в "1C:Торговле", и учёт зарплаты, как в "1С:Зарплате". Если вы думаете, что эта доработка стоит очень больших денег, то ошибаетесь. Я, как человек, сделавший это, оцениваю работу максимум в 2500 - 3000 рублей. Другой вопрос, стоит ли вам это делать? Отвечу: да, стоит. Уж поверьте моему опыту, стоимость двух других программ, а также последующие мучения ваших сотрудников, безуспешно пытающихся понять, зачем вы установили такое их разнообразие, обойдётся вам гораздо дороже названных сумм!
Моё решение по доработке "1С:Бухгалтерии" получилось простым, понятным и изящным. В процессе его эксплуатации я не раз убеждался, что людям оно нравится и открывает такие замечательные возможности, какие обычным пользователям, измученным новыми решениями "1С", даже не снились! В качестве убедительного доказательства предлагаю вам ознакомиться с небольшой внутрифирменной инструкцией к моему решению. Как вы увидите, читая её, это решение для одной программы - "1С:Бухгалтерия" - умеет, например, резервировать и снимать с резерва товар, вести двойной учёт. Эти функции как раз и были наследованы от "1С:Торговли".
.
Намечаем места для рабочих станций и сервера
Теперь давайте от теории перейдём к практике. В связи с тем, что я не вижу ваш офис, право выбора способа монтажа сетевого кабеля в помещениях оставляю вам. Поэтому в дальнейших расчётах учитывать эту категорию оборудования я не буду.
Сейчас вам нужно взять план помещения и наметить места, где будут установлены рабочие станции. Обсудите со всеми заинтересованными сотрудниками наиболее удобное, на их взгляд, расположение. Планируйте удобный подход к каждому рабочему месту. Располагайте мониторы так, чтобы сотрудники никогда не располагались вблизи задней стенки монитора соседнего рабочего места. Нарушение этого правила - грубое несоблюдение элементарных санитарно-гигиенических норм. Учтите также влияние освещения, которое меняется в зависимости от времени суток и времени года. Надо постараться рассчитать так, чтобы мониторы не бликовали, и не отсвечивали. Конечно, это далеко не полный перечень условий, создающих предпосылки для комфортной работы персонала.
Отдельно стоит остановиться на выборе места для сервера. Рекомендуется, чтобы это было хорошо охраняемое, защищенное от посторонних место. Учтите, что системному администратору после настройки постоянный доступ к серверу не потребуется. Поэтому размещать его рядом с его рабочим местом, на мой взгляд, является довольно распространённой ошибкой.
После того как места для всех рабочих станций и сервера выбраны, нужно определится, как вы собираетесь прокладывать сеть. Есть два основных типа монтажа, которые описываются в двух следующих разделах. Не забывайте, что есть промежуточные варианты, но они, как правило, встречаются редко в связи с тем, что, либо организация экономит на прокладке сетевого кабеля, либо выделяет необходимые средства и делает всё правильно и эстетично.
Немного теории о сетях
Как вы понимаете, создание сети подразумевает, что все компьютеры объединяются между собой. Чтобы объединить компьютеры, вам потребуется приобрести сетевой кабель, специальные вилки, сетевой концентратор, и, возможно, другое оборудование. Давайте рассмотрим этот вопрос подробнее.
Ваша сеть будет строиться на основании применения витой пары по технологии "звезда". Это означает, что проводником сигналов будет выступать восьмижильный кабель, именуемый "витая пара" (дословный перевод английского термина "twisted pair"). Кабель одним концом будет подсоединён к сетевому адаптеру компьютера, а другим - к сетевому концентратору, который будет перенаправлять идущие сигналы. Если эту схему представить графически, то получится что-то напоминающее звезду: в середине - сетевой концентратор, а от него как лучи отходят провода к рабочим станциям и серверу.
Сеть в первую очередь характеризуется скоростью прохождения сигналов. Витая пара предусматривает два основных стандарта: 10 Мбит/сек и 100 Мбит/сек. Замечу, что указанная скорость является максимальной. Реальная скорость прохождения информации в обычных условиях всегда ниже. В связи с тем, что 100-мегабитное оборудование в настоящее время не сильно отличается по цене от 10-мегабитного, а преимущество от применения первого будет ощутимым, вам следует выбрать для построения сети именно его.
Сетевой кабель (витая пара) имеет два очень важных параметра:
Категория. Кабелю, разработанному для работы на предельной скорости 10 Мбит/сек, присваивается 3-я категория. Кабелю, разработанному для работы на предельной скорости 100 Мбит/сек, присваивается 5-я категория Многожильность. Как уже говорилось, кабель состоит из восьми тонких проводников. В свою очередь эти проводники могут состоят из одной жилы или нескольких. Первый тип кабеля на ощупь относительно жесткий и используется при прокладке так называемых "магистральных" участков, соединяющих сетевой концентратор и розетку, находящуюся у рабочего места.
Второй тип кабеля наоборот, хорошо гнётся и предназначен, как вы уже могли предположить, для соединения небольшого участка от розетки до сетевого адаптера компьютера.
На кабель с одного или обоих концов должны быть надеты вилки. Вилки надеваются при помощи нехитрого инструмента - обжимных клещей, чем-то напоминающих пассатижи. Вилка характеризуется следующими параметрами, которые, заметьте, аналогичны параметрам кабеля:
Категория. Вилки, разработанные для работы на предельной скорости 10 Мбит/сек, имеют 3-ю категорию. Вилки, разработанные для работы на предельной скорости 100 Мбит/сек, имеет 5-ю категорию. Многожильность. Есть вилки для насаживания на одножильный кабель (см. выше), есть - для насаживания на многожильный. Вилка имеет восемь так называемых "ножей", которые при её креплении вонзаются в кабель. Различие состоит в том, что в зависимости от того, сколько жил в проводнике кабеля, форма ножей немного различается в их окончаниях.
Монтировать вилки обычно выгоднее собственными силами. Однако если вы делаете крупный заказ, то вполне можно договориться, что монтаж будет выполнен бесплатно специалистами магазина. Если за это будет потребована плата, то она не должна превышать 10 - 30 рублей за каждую вилку. В Москве, например, я был в небольшой фирме, менеджер которой запросил 100 рублей за каждое выполненное соединение и даже пытался аргументировать эти затраты тем, что человек, выполняющий эту операцию, может ошибиться и тогда ему потребуется другая вилка (вилка стоит около 10 рублей). Я резонно возразил ему, что если работает специалист, он не должен ошибаться. Если вам интересно продолжение этой истории, то в итоге мы расстались каждый при своём мнении.
Сетевой концентратор среди компьютерных специалистов называется просто "концентратор". Вы также сможете услышать слово "хаб" (от английского слова "hub") или "свич" (от английского слова "switch"). Сетевой концентратор имеет следующие параметры:
Количество портов. Это число разъёмов, предназначенных для подключения компьютеров. Это число обычно кратно четырём. Наиболее распространены 4-, 8-, 12- и 16-портовые сетевые концентраторы. Конечно, существуют сетевые концентраторы и с большим числом портов. Сетевые концентраторы можно наращивать. Для этого они объединяются между собой по специальной схеме. Благодаря этому вам не нужно волноваться, что рост числа рабочих станций превысит свободное количество разъёмов установленного концентратора. Если это превышение произойдёт, вы просто приобретёте и установите ещё один концентратор, объединив его со старым. Замечу, что для этого у многих моделей сетевых концентраторов существуют специальные крепёжные элементы, позволяющие крепить один концентратор к другому. Таким образом, со временем постепенно можно строить целые стойки (напоминающие небольшие башни) из этого оборудования. Скорость. Сетевые концентраторы рассчитаны на работу на скорости 10 или 100 Мбит/сек. Многие 100-мегабитные концентраторы могут работать и на скорости 10 Мбит/сек. Тип проводника. Сетевые концентраторы могут работать с проводниками сигналов, отличными от витой пары (например, с коаксиальным кабелем). Нас сейчас интересуют только те концентраторы, которые работают только с витой парой. Они обычно содержат в наименовании три английские буквы TPO, что означает "twisted pair only" ("только витая пара"). Функция интеллектуального распределения идущих по сети пакетов. Сетевой концентратор с функцией интеллектуального распределения пакетов ускоряет работу сети. Причём на компьютерном жаргоне обычный концентратор называют "хаб" ("hub"), а интеллектуальный - "свич" ("switch").
К прочему коммутационному оборудованию относятся розетки и коммутационные панели (кросс-панели, патч-панели и т.п.). В зависимости от метода, которым вы будете прокладывать сеть, это оборудование может быть очень разным. Поэтому я не буду приводить здесь описание всех возможных вариантов.
Однако одно правило должно соблюдаться неукоснительно. Всё покупаемое оборудование этой группы должно быть обязательно сертифицировано на соответствующую категорию: 3-ю (сеть на 10 Мбит/сек) или 5-ю (сеть на 10/100 Мбит/сек).
При монтаже компьютерной сети обычно идут тремя путями.
Начнём от самого дешёвого. Он состоит в том, что кабель просто бросают около плинтусов, кое-где приколачивая его гвоздиками. Это дёшево, но очень не эстетично.
Второй вариант заключается в том, что покупается минимальное количество крепежа: обычно - так называемые дюбели - гвоздики с пластмассовым захватом. Это экономичный вариант. Выглядеть помещения будет более аккуратно, но всё равно, пучки кабеля будут видны.
Последний, третий вариант основан на применении коробов таких фирм, как, например, "Legrand". Расходы при этом будут намного больше, чем в первом и втором случаях, поэтому я рекомендую делать это только тогда, когда вы создаёте офис европейского уровня. "Legrand" и подобные фирмы обычно предоставляют обширный выбор всевозможного оборудования: короба, соединители, розетки, выключатели и др.
Нескучный экскурс в историю
Я начал активно работать с бухгалтерскими программами начиная с 1995 года. В те годы разработчики программного обеспечения только начинали активно осваивать новый для них рынок. Если вы бывали на компьютерных выставках в Новосибирске в те годы, то помните, какой большой выбор программ этого направления был там представлен. Сначала все бухгалтерские программы были примитивны. Явных лидеров выделить было сложно. Версии программ под Windows были редкостью. Но жизнь не стояла на месте, развитие шло достаточно бурно.
Жизнь требовала возможности гибкой настройки под нужды конкретного пользователя. Разработчики пошли двумя концептуально-различными путями. Одни начали просто наращивать количество настроек своих программ. Это наименее трудоёмкий, простой путь, требующий наименьшего количества капитальных вложений. Поэтому по нему пошли разработчики таких программ, как "Галактика", "R-Style", "БЭСТ", "Парус" и многие другие.
Однако есть вторая концепция. Разработчики, следующие ей, увеличили штат сотрудников примерно в два раза, разделившись на две взаимодействующие команды. Первая из них, которая состояла из системных программистов, разрабатывала бухгалтерский конструктор (вернее сказать - предметно-ориентированный язык программирования), а вторая - прикладные программисты, на языке, созданном стараниями первых, писала типовые решения для различных участков учёта. Конечно, для упрощения я несколько идеализировал схему работы, но идея должны быть вам ясна. Как оказалось, это путь развития оказался наиболее перспективным потому, что дал потребителям продукт, который они могли доработать под себя полностью.
Первым этот прогрессивный путь осознала Карагандинская фирма "Плюс/Микро". Шесть талантливых разработчиков, системных программистов из Караганды сумели создать первый полноценный бухгалтерский конструктор. Эта революционная программа получила название "Лука Про". В 1997 разработка этой программа была полностью завершена.
Однако на протяжении всей работы фирма "Плюс/Микро" допустила большую стратегическую ошибку - она не вложила достаточных средства в разработку типовых решений. Из-за этого эта идея не была понята широким кругом потребителей. Люди не только сомневались в новой концепции, что естественно, но и не видели готового решения. Не сделав правильных выводов из причин серии неудач, фирма "Плюс/Микро" сократила финансирование проекта. В итоге в 1997 году вместо шести разработчиков остался всего один. Так прекрасное начинание было погублено.
Далее эстафету перехватила очень известная фирма "1C". Фирма уже имела на своём счету очень популярный продукт "1С:Бухгалтерия 6.0 для Windows", который довольно примитивен, но добротно сделан. Из-за этого он снискал всенародную любовь пользователей.
Фирма "1С" начинает очень осторожно экспериментировать в создании бухгалтерских конструкторов. Их первой разработкой стала "1С:Торговля 7.0", выпущенная в 1997 году. Эта программа не предусматривала ведение плана бухгалтерских счетов. Учёт вёлся на примитивных регистрах, представляющих собой n-мерные таблицы, содержащих какие-то учётные данные. Фирма "1С" не захотела повторять ошибки "Плюс/Микро". Она разработала силами сторонней фирмы хорошее типовое решение (типовую конфигурацию) и обеспечила пользователей хорошей поддержкой: документацией, линией горячих консультаций. Так как программа, как уже было сказано, была довольно примитивной, то подготовленное решение было тоже не сильно сложным - ведение склада, учёт примитивных торговых операций. Программа не делала бухгалтерские проводки, но могла формировать специальный файл для их переноса в "1С:Бухгалтерию 6.0.".
Через некоторое время выходит версия "1С:Торговли 7.5". В программу были внесены небольшие изменения, призванные обеспечить целостность данных. В новой версии при удалении записей они помечались на удаление, а физически удалялись только после успешного прохождения специального контроля удалённых записей.
Это обеспечивало невозможность удаления какого- то объёкта, если на него ссылается один или несколько других. Например, нельзя удалить документ "Счёт", если на него ссылается выписанная на его основании расходная накладная.
Ещё через некоторое время фирма "1С" на основании "1С:Торговли 7.5" создаёт новый программный продукт. "1С" удаляет регистры, а вместо них вводит бухгалтерские счета и методы работы с ними. Новая программа получила название "1С:Бухгалтерия". Тут же создаётся типовое решение (типовая конфигурация) для ведения бухгалтерского учёта.
А вот здесь попрошу у вас особого внимания за ходом моих рассуждений! Получив две программы - примитивную "1C:Торговлю 7.5" и совершенную "1С:Бухгалтерию 7.5" - фирма "1С" пошла на поводу своих меркантильных интересов. Фирма "1С" могла (замечу - и может) создать комплексное типовое решение для одной программы - "1С:Бухгалтерии 7.5", куда было бы включено предыдущее решение (типовая конфигурация) для "1С:Торговли" - учёт складских и торговых операций, а также функции бухгалтерского учёта, свойственные для "1С:Бухгалтерии". Как вы понимаете, учёт складских и торговых операций на бухгалтерских счетах "1С:Бухгалтерии" вести можно (это счета 41, 42, 46, 60, 61, 62, 64), а вот вести бухгалтерский учёт на регистрах "1С:Торговли" - нельзя. Я это говорю к тому, что "1С:Бухгалтеря" могла стать естественным и удобным преемником "1С:Торговли"! Но этого, увы, не произошло. Фирма "1С" захотела получать больше прибыли, продавая две программы, и обеспечила всем "весёлую" жизнь.
То, что сделала далее фирма "1С" - воистину можно назвать одним словом "мерзость". Она стала продавать две программы по отдельности и вместе. Программы были объединены в один комплекс, названный "1С:Предприятие". То есть программы стали выступать частями системы "1С:Предприятие".
Это означает, что установив "1С:Торговлю", вы получаете доступ к регистрам, а установив "1С:Бухгалтерию" - к бухгалтерским счетам. Комплексное решение получило название комплексная конфигурация. Она активно рекламируется "1С" и её дилерами потому, что это им выгодно - продать вам две программы вместо одной. Чтобы такое поведение не вызвало критику со стороны пользователей, фирма "1С" предприняла хитрый ход. Регистры в комплексной конфигурации учитывают, как и было ранее, товары и примитивные торговые операции, но так, что каждый документ можно проводить в двух разрезах учёта. Первый из них, "управленческий", показывает учёт товара для себя, это реальный учёт. Другой учёт, "финансовый", предназначен, как говорится в документации, для налоговых органов, акционеров и пр. Таким образом, на устаревших регистрах был написано то, что везде называют термином чёрный учёт! А так как чёрный учёт у нас в России все любят, то и интерес к регистрам, а значит и "1С:Торговле", снова был искусственно подогрет. Красивый стратегический ход, не правда ли? Параллельно управленческому и финансовому учёту на регистрах "1С:Торговли" комплексная конфигурация отражает торговые операции на стандартном плане счетов "1С:Бухгалтерии". Естественно, что помимо этого комплексная конфигурация позволяет создавать проводки, документы, свойственные только для "1С:Бухгалтерии".
Однако этого фирме "1С" показалось мало. В свет выходит новый, третий компонент - "1С:Зарплата" (для проведения, как говорит сама фирма "1С", сложных расчётов по зарплате). "1С:Зарплата" также может продаваться и работать как отдельно (для неё написано самостоятельное решение), так и в составе комплексной конфигурации, которая после выхода "1С:Зарплаты" уже даже не работает, если не установлены все три компонента.
Здесь, возможно, вам уже хочется задать вопрос: "Что дальше? Сколько ещё программ чрез некоторое время мы должны будем купить для того, чтобы заработала комплексная конфигурация 1С.Сначала было две программы, потом - три, а дальше?..". И ваши опасения будут не лишены оснований...
Обратная связь: статистика и опросы
Завершить разговор об интернет-технологиях мне хотелось бы проблемой статистики. Дело в том, что ваш выход в Интернет - это не дань моде. Это - эффективное средство привлечения новых клиентов, повышения прибыли фирмы. Причём жизнь показывает, что в настоящее время эта эффективность неизменно увеличивается со временем. С каждым годом всё больше россиян начинают использовать Всемирную Сеть в бизнесе. Поэтому важно не только создать комплекс интернет-услуг, описанных в этой главе. Это - только первый шаг. Очень важно развивать свою деятельность в Интернет. И для достижения успеха делать это нужно не вслепую, а на основании статистических данных.
Системный администратор или другое лицо, обслуживающее ваш веб-сайт, должно не реже одного раза в месяц предоставлять сводную статистику по всем направлениям деятельности фирмы в Интернет и вносить аргументированные этими данными предложения по улучшению работы или исправлению допущенных недостатков.
Вот неполный перечень вопросов (с примерами ответов), которые статистика обязана помочь вам решить:
Сколько человек посетило сайт за месяц? (451 человек) Какова география посетителей? (282 человека - Москва, 74 - Новосибирск и т.д.) Как распределяется посещаемость в среднем по дням недели? (27 человек - четверг, 24 человека - вторник и т.д.) Какие разделы сайта пользуются наибольшей популярностью? ("Электронный магазин" - 407 посещений, "Наши товары" - 388 посещений и т.д.) Какие разделы товарного каталога электронного магазина пользуются наибольшей популярностью? ("Колбасы" - 46 обращений, "Молоко" - 42 обращения и т.д.) Подробные описания каких товаров открывали клиенты в каталоге электронного магазина? ("Колбаса Торговая Площадь" - 18 раз, "Молоко Весёлый Молочник" - 16 раз и т.д.) Сколько заказов было сделано через Интернет? (11 заказов на общую сумму 46543 руб.) Детальная характеристика интернет-заказов: кто их делал, что и в каких количествах было заказано? (Описание пришедших заказов) Какие клиенты, когда и зачем обращались к базе данных через Интернет? ("Фирма Полёт" - 14.09 и 15.09 - проверяла готовность товара по счёту № 437 от 08.09 и т.д.
и т.п.) Какие жалобы и предложения по работе веб- сайта поступили от людей по электронной почте или были переданы устно, в офисе фирмы? (Разбор каждого замечания и выполненных по нему работ, если они проводились) Какие публикации появились в Интернет о нашей фирме за прошедший месяц? (Обзор публикаций)
Обратите внимание, что для улучшения обратной связи вы можете проводить на своём веб-сайте опросы посетителей на интересующие вас и их темы. Например, вы можете поинтересоваться мнением посетителей о новом товаре, который планируете предложить. Учтите, что длительность проведения опроса обычно составляет не менее месяца. Это, с одной стороны, позволит получить более точные результаты голосования, а с другой - сделает опрос ненавязчивым для посетителей. Частая смена вопросов для голосования приведёт к тому, что клиенты устанут на них отвечать и будут игнорировать их. Поэтому никогда не злоупотребляйте вниманием интернет-сообщества!
Общие сведения
В нашей версии "1С" реализовано два независимых вида учёта. Первый, финансовый, предназначен для ведения бухгалтерского учёта и формирования отчётности в налоговые органы. Второй вид учёта, управленческий, предназначен только для персонала фирмы и отражает реальное состояние учитываемых объектов (движение и остатки товаров на складе, резервы товаров и т.д.). Финансовый учёт не оказывает никакого влияния на управленческий учёт, но обратное утверждение не справедливо. В финансовом учёте есть ситуации, когда приходится задним числом учитывать некоторые операции, изначально проведённые в управленческом учёте. Рассмотрим этот вопрос более подробно. Во-первых, если какой-либо товар закупается неофициально (операция закупки отражается только в управленческом учёте), а затем продаётся официально (эта операция отражается в обоих видах учёта), то может возникнуть ситуация, когда финансовый остаток товара после проведения последней операции будет отрицательным, что является совершенно недопустимым с точки зрения бухгалтерского учёта. Для исправления этой ситуации периодически возникает необходимость в финансовом учёте задним числом оприходовать недостающие товары. Наша версия программы упрощает эту работу, автоматически проводя анализ недостающих товаров не только по количеству, но и по сумме так, чтобы прибыль от реализации приходуемых товаров была минимальной (ориентировочный процент прибыли задаётся пользователем). Во-вторых, если товар продаётся неофициально (операция продажи отражается только в управленческом учёте), то возникает необходимость его списания и по финансовому (бухгалтерскому) учёту. В отличие от предыдущей ситуации это не обязательно делать задним числом. Помимо рассмотренного выше примера, при введении неофициальных денежных средств в официальный (бухгалтерский) оборот фирмы может возникнуть необходимость в проведении дополнительной реализации по финансовому учёту так, чтобы сумма реализованного товара соответствовала поступающим денежным средствам. И в этом случае "1С" помогает решить проблему, автоматически формируя список товаров, которые есть на остатке по финансовому учёту, также рассчитывая при этом цену реализации так, чтобы прибыль от данной операции была минимальной (процент прибыли задаётся пользователем).
Открываем Америку!
Итак, составление таблицы полностью завершено. Возьмите её и внимательно посмотрите на программы, установка которых предполагается на обычные рабочие станции (кроме сервера). Как уже говорилось, их, вероятно, будет всего четыре: электронные таблицы, текстовый редактор, учётная программа и электронная почта. Немного больше программ - на компьютере системного администратора или программиста.
А теперь, с учётом этого, давайте попробуем представить вашу компьютерную сеть. Смелее, помечтайте! Что вы видите? Мощные рабочие станции с процессором Pentium III... Нет, это будет слишком дорого! Средние рабочие станции; обычные компьютеры, которые берут все ваши знакомые. Так, теперь сервер... Мощный сервер, вызывающий зависть у конкурентов?.. Нет, пожалуй... Что-нибудь по проще, подешевле...
Достаточно! Что мы видим? Обычный подход, основанный на подражании уже знакомому и попытке сэкономить финансы. Обратите внимание, что из-за экономии мощность планируемой вычислительной сети, баланс "рабочие станции - сервер" как бы усредняется. В общем виде работа будет строиться так. Ваши пользователи будут запускать различные программы на своих рабочих станциях, и работать с общими данными, хранящимися на сервере. Программы - это знакомые вам Excel, Word, 1С:Бухгалтерия, а данные, соответственно, это таблицы, текстовые документы и базы данных. При этом сервер в основном выполняет функцию обеспечения коллективного доступа к общим данным. Компьютерный специалист выразил бы это одним ёмким термином - файловый сервер.
Есть ещё один принцип организации сети, назовём его условно терминальным. Оптимальное рабочее место сотрудника при таком подходе представляет собой компьютер образца 1996-го года: процессор Intel 486, небольшой объём оперативной памяти - 1 мегабайт. Кроме того, жёсткий диск вообще отсутствует. Сервер наоборот представляет собой воплощение последних достижений компьютерных технологий. Два мощных процессора Intel Pentium-III, 512 мегабайт оперативной памяти, высокоскоростной жёсткий диск.
Как это всё работает? Попытаюсь объяснить. Как вы уже поняли, вся мощь вычислительной сети сосредоточена на сервере. Из собственного опыта вы также хорошо знаете, что Windows позволяет запускать несколько программ одновременно. Что из этого? На сервере установлена специальная версия Windows, которая позволяет пользователям сети запускать программы непосредственно на сервере и управлять ими. Для этого каждому пользователю, подключившемуся к серверу, он передаёт по сети экран его работы, а в ответ получает от пользователя сигналы управления: нажатые клавиши на клавиатуре и сигналы перемещения от мышки. То есть рабочая станция в этом случае играет роль терминала - запущенная там программа выполняет две простые функции и поэтому не требует высокой вычислительной мощности. Как вы уже поняли, программа терминала принимает и показывает пользователю экран его действий на сервере и передаёт серверу сигналы управления, исходящие от пользователя. А так как сервер имитирует работу знакомой всем системы Windows 95/98/NT, а терминал показывает изображение в полноэкранном размере, то у пользователя складывается полная иллюзия работы с обычной версией Windows! При этом работающий человек не испытывает никаких ограничений и неудобств. Компьютерный специалист, рассмотрев этот вариант организации сети, скажет, что сервер выполняет здесь функции сервера приложений. Действительно, если, например, бухгалтер и менеджер запустят в этой системе программу (на компьютерном языке - приложение) 1С:Бухгалтерия, то она, как вы понимаете, откроется дважды на одном компьютере - сервере. Бухгалтер и менеджер, общаясь с сервером по сети, не будут мешать друг другу потому, что сервер показывает им и позволяет управлять только теми программами, которые данный пользователь запустил.
Я понимаю, что вам, вероятно, сложно понять второй вариант организации сети. Ничего страшного! Если что-то непонятно, внимательно перечитайте предыдущий абзац текста, обратитесь к компьютерным специалистам. Знаете, я не открыл Америку, настоящие специалисты хорошо знают эту технологию и применяют её там, где это оправдано.В нашем случае второй вариант как раз наиболее предпочтителен. Конечно, он ещё непривычен для вас. И вы даже испытываете внутренний страх перед открывшимися новыми перспективами. Это естественно, это - боязнь неизведанного. Но подумайте так: я же объяснил вам, что пользователи даже не почувствуют разницы, для них и для вас в том числе, ничего нового не будет. То есть не придётся дополнительно обучаться чему-либо, работа не будет парализована, а новые сотрудники будут быстро вливаться в систему. Запомните, внешних различий между первым и вторым вариантом нет. Они глубже и это - уже забота технических специалистов. Но решение должны принять вы.
Практическое ведение управленческого учёта
Для правильной организации двойного учёта требуется чётко организованная работа менеджеров и сотрудников бухгалтерии. При практической работе по описанной схеме следует опасаться ситуации, когда финансовый учёт ведётся строго по всем правилам бухгалтерского учёта, а управленческий - нерегулярно, от случая к случаю. Ниже предлагается схема работы персонала, обеспечивающая чёткое ведение управленческого учёта на всех стадиях обработки информации.
Провайдер
Выбор на рынке этих услуг достаточно большой. Попытаюсь дать некоторые ориентиры:
Очень желательно, чтобы провайдер не был субпровайдером. То есть не занимался перепродажей услуг более крупного провайдера. У маленьких провайдерских компаний слабее технические специалисты, а значит вам, возможно, придётся столкнуться со слабой технической поддержкой. Кроме того, защита сети от атак хакеров может оказаться слабой. Признаюсь по секрету, я отчасти являюсь хакером, разбираюсь в компьютерных вирусах, методах хакерских интернет-атак и ещё многом другом. Поэтому советую очень серьёзно отнестись к этой рекомендации. (Кстати, я уверен, что вы даже не знаете, кто такие настоящие хакеры! Если интересно, посетите мой раздел и прочите замечательную статью "Как стать хакером" одного зарубежного автора.) Качество предлагаемых услуг должно быть высоким и удовлетворять ваши запросы. Это включает в себя скорость, надёжность и стабильность доступа, и ещё некоторые важные аспекты.
Хотелось бы ещё раз подчеркнуть, что здесь я предполагаю подключение вашего сервера к провайдеру по выделенной линии. В противном случае, если подключение будет производиться периодическим дозвоном до провайдера через модем, вы будете сильно ограничены во многих интернет-возможностях. Например, вы не сможете содержать у себя на сервере веб-сайт, электронный магазин. Также вам придётся забыть о системе доступа к базе данных через Интернет. И это только часть неудобств. Об остальных сложностях я рассказывать не буду потому, что их можно попытаться решить, но применяемые при этом технические решения будут не совсем обычными и далеко не все провайдеры пойдут на это ради вас.
Мои практические рекомендации будут таковы.
Новосибирск. Провайдер "Ринет" (веб-сайт , телефон абонентского отдела (3832) 22-90-97) - пожалуй, лучший провайдер города. На втором месте - "Магистраль Телеком" (веб-сайт , телефон отдела продаж (3832) 225-678), но они уже на порядок хуже.
Санкт-Петербург. На основании сравнительного анализа питерских провайдеров, который я провёл во время своего последнего пребывания там, больше всего мне понравилась компания "Петерлинк" (веб-сайт , телефоны (812) 113-5722 и 310-0337).
Москва. Сложный вопрос для меня. Ничего конкретного советовать не хочу, боюсь дать ложную информацию. Так что ищите сами по критериям, обозначенным мною выше.
И ещё дам вам один совет. Если есть возможность, всегда пользуйтесь так называемым тестовым входом. Это предполагает то, что провайдер предоставляет вам возможность подсоединиться к Интернет через его технические средства на какой-то ограниченный период, за время которого вы должны оценить качество его услуг. Плата за эту услугу обычно не взимается. Однако если провайдер всё же взял деньги (иногда бывает так, что услуга тестового входа не предусмотрена), но качество услуг показалось вам неудовлетворительным - требуйте полностью вернуть ваши деньги назад. Но учтите, что для этого между вами предварительно должно быть заключено соответствующее соглашение, имеющее юридическую силу.
Роль и задачи главного бухгалтера
Главный бухгалтер обязан контролировать правильность ведения управленческого учёта участвующими в нём сотрудниками фирмы. В обязанности главного бухгалтера входит разъяснение персоналу целей и технологии ведения двойного учёта, а также их консультации по возникающим вопросам. Кроме этого, особое внимание должно уделяться фактам несвоевременной подачи информации менеджерами и несвоевременного её отражения в БД. Следует помнить, что неконтролируемое введение управленческих документов задним числом может вызвать известные проблемы в будущем. Поэтому каждый такой случай должен анализироваться отдельно с офис-менеджером, в обязанности которого входит предварительное информирование главного бухгалтера перед началом внесения соответствующих изменений в БД.
Так как периодически возникает необходимость в создании специальных приходных и расходных финансовых документов, нужно выбрать период (неделя, две недели или месяц), по прошествии которого будут производиться анализ и создание документов этого рода. В процессе работы периодичность может меняться, но при этом все периоды должны обрабатываться последовательно и непрерывно.
Для создания документов рекомендуется открыть БД в монопольном режиме доступа, который позволит ускорить работу с данными. Методика работы при этом рассматривается ниже.
А. Выбор периода.
Нужно определить период, за который будет производиться обработка данных. Правила по выбору периода были описаны выше.
Б. Контроль предыдущего периода.
Нужно убедится, что все документы за предыдущие периоды, связанные с движением, товаров корректно проведены (т.е. по обоим видам учёта не возникает отрицательных остатков, средняя себестоимость списания рассчитана правильно). В случае наличия каких-либо сомнений настоятельно рекомендуется перепроведение соответствующих документов. Помимо этого, за все предыдущие периоды должны быть созданы все необходимые специальные финансовые приходные и расходные документы. Следующая информация требуется только для перепроведения.
Если перепроведение не требуется, то текст до конца данного параграфа можно пропустить. Перепроведение осуществляется стандартной процедурой "Обработка документов", вызов которой осуществляется из меню "Сервис". Перед перепроведением нужно установить значения двух констант "Разр. отриц. остатки (фин.)" - "Нет" и "Разр. отриц. остатки (упр.)" - "Нет". Если требуемое значение уже установлено, повторно выбирать его нет необходимости. В процедуре "Обработка документов" интервал дат выбирается так (допустим, что мы обрабатываем январь 2000 г.): "дата начала" - дата, до которой нет уверенности в правильности проведения документов (например, это может быть 01.10.1999), "дата конца" - дата, непосредственно предшествующая дате обрабатываемого периода (в нашем примере - 31.12.1999). Виды обрабатываемых документов - только те документы, которые влияют на движение товаров по финансовому и управленческому учёту: "Поступление товаров" и "Отгрузка товаров". Обработка-действие: "Провести". После установки всех вышеуказанных параметров выполняется перепроведение. Для его начала нужно нажать на кнопку "Выполнить". Все возникающие ошибки нужно проанализировать, устранить и принять меры для недопущения их в будущем. На этом этапе работы может потребоваться помощь менеджеров отдела продаж.
В. Контроль обрабатываемого периода.
Перед началом обработки нужно убедиться, что все документы за обрабатываемый период, связанные с движением товаров по обоим видам учёта, внесены в БД. Затем нужно проверить правильность ведения управленческого учёта. Для этого все документы, связанные с движением товаров (напомним, что это "Поступление товаров" и "Отгрузка товаров") за обрабатываемый период должны быть обязательно перепроведены с включенным контролем отрицательных остатков по управленческом учёту. Выполняется это следующим образом. Вызывается процедура "Обработка документов" из меню "Сервис".
Перед перепроведением нужно установить значения двух констант "Разр. отриц. остатки (фин.) " - "Да" и "Разр. отриц. остатки (упр.)" - "Нет". В вызванной процедуре интервал дат нужно установить в соответствии с обрабатываемым периодом. Допустим, что мы обрабатываем январь 2000 г., тогда "дата начала" будет 01.01.2000, а "дата конца" - 31.01.2000. Виды обрабатываемых документов - только те документы, которые влияют на движение товаров по финансовому и управленческому учёту (см. выше). Обработка-действие: "Провести". После установки всех вышеуказанных параметров выполняется перепроведение. Для его начала нужно нажать на кнопку "Выполнить". Все возникающие ошибки, нужно проанализировать, устранить и принять меры для недопущения их в будущем. На этом этапе работы может потребоваться помощь менеджеров отдела продаж.
Г. Создание приходной накладной.
За обрабатываемый период предполагается создание одной управленческой приходной накладной, находящейся по времени в начале анализируемого периода. БД может значительно облегчить работу, автоматически заполнив товарную спецификацию. При этом туда будет включён минимум товаров, необходимых для правильного (здесь - без отрицательных остатков) проведения документов по финансовому (бухгалтерскому) учёту за период. Цены спецификации будут рассчитаны, исходя из средних цен расхода за период по заданному проценту прибыли. Следует предостеречь, что реальная прибыль может отличаться от заданного процента при расчёте потому, что на её формирование будут отказывать определённое влияние начальные остатки, а также приходные документы за период. Несмотря на это, расчёт по принципу "от продажной цены", в отличие от других возможных методов, даёт правдоподобные цены и, наряду с этим, позволяет в известной степени управлять прибылью.
Работа над созданием документа строится по следующему плану:
В БД создаётся документ "Поступление товаров".
Список "Тип учёта" - "Фин." (документ проходит только по финансовому учёту).
Поле "№" (номер документа) - корректный номер документа, соответствующий дате (см. ниже).
Поле "от" (дата документа) - дата, находящаяся в начале обрабатываемого периода; во избежание ошибок желательно, чтобы она была не старше даты первого документа вида "Отгрузка товаров".
Поле "Поставщик" - контрагент, на которого оформляется покупка товаров.
Поле "Договор" - договор-счёт, на основании которого оформляется закупка.
Поле "Склад" - склад, на который приходуются товары (программа изначально предлагает основной склад который, возможно, изменять не требуется).
Переключатели "Товары поступили..." - тип склада (оптовый или розничный), на который приходуются товары (изначально предлагается значение "на оптовый склад").
Флажок "Учитывать налог с продаж" - нужно установить, если закупка товаров оформляется за наличный расчёт (изначально флажок очищен).
Флажок "Зачёт выданного аванса" - изменять не рекомендуется (изначально флажок выбран).
Таблица-спецификация заполняется автоматически. Для начала заполнения следует нажать на кнопку "Заполн. недост.". После чего будет задано три вопроса: "Дата начала контроля" (изначально - дата, следующая за датой документа) - здесь нужно указать дату начала контроля, которая должна находится в обрабатываемом периоде и не быть младше даты самого документа (т.е. вполне допускается дата, равная дате самого документа), "Дата конца контроля" (изначально - дата конца квартала, в котором находится создаваемый документ) - здесь следует указать дату конца обрабатываемого периода, "Процент наценки для расчета цен" (изначально ноль - работа без прибыли, "в ноль") - процент наценки, который будет использован при расчёте цен. После того, как таблица будет заполнена, категорически не рекомендуется: удалять строки, уменьшать количество, изменять (особенно - повышать) цены (последние два утверждения справедливы только для строк, автоматически рассчитанных программой).
Все остальные действия разрешены. При модификации таблицы желательно осознавать, какие последствия окажет сделанное изменение на движение и остатки товаров, прибыль.
Кнопка "OK". При нажатии на эту кнопку документ должен быть сохранён и проведён. Если расходные документы уже есть за дату сохраняемого документа, рекомендуется переместить созданный документ в начало дня (т.е. сделать его первым за дату, о чём более подробно см. п. "" в разделе "Типичные приёмы работы").
Д. Проведение документов за обрабатываемый период.
Документы за обрабатываемый период должны быть проведены. Как минимум, это касается двух видов документов "Поступление товаров" и "Отгрузка товаров", которых будет достаточно для получения финансового результата. Если есть уверенность, что сформированная приходная накладная даст удовлетворительный финансовый результат, настоятельно рекомендуется перепроводить все документы. Операция перепроведения аналогична описанной выше в п. "В", за исключением того, что дополнительно осуществляется контроль по недопущению отрицательных остатков товаров и по финансовому учёту, для чего устанавливается значение соответствующей константы (см. ниже). Перепроведение осуществляется стандартной процедурой "Обработка документов", вызов которой осуществляется из меню "Сервис". Перед перепроведением нужно установить значения двух констант "Разр. отриц. остатки (фин.) " - "Нет" и "Разр. отриц. остатки (упр.)" - "Нет". В процедуре "Обработка документов" интервал дат соответствует обрабатываемому периоду. Допустим, что мы обрабатываем январь 2000 г., тогда "дата начала" будет 01.01.2000, а "дата конца" - 31.01.2000. Виды обрабатываемых документов - только те документы, которые влияют на движение товаров по финансовому и управленческому учёту - "Поступление товаров" и "Отгрузка товаров" - или все документы (см.
выше). Обработка-действие: "Провести". После установки всех вышеуказанных параметров выполняется перепроведение. Для его начала нужно нажать на кнопку "Выполнить". Все возникающие ошибки, нужно проанализировать, устранить и принять меры для недопущения их в будущем. Можно предположить, что ошибки могут возникнуть только в том случае, если при проведении корректировок товарной спецификации созданной приходной накладной были допущены ошибки.
Е. Создание расходной накладной.
За обрабатываемый период предполагается создание одной расходной накладной, находящейся по времени в конце анализируемого периода. БД может автоматически заполнить товарную спецификацию. При этом туда будут включёны все товары, существующие на финансовом (бухгалтерском) учёте на заданную дату. Цены будут рассчитаны исходя из средней себестоимости товаров по заданному проценту прибыли. В этом случае реальная прибыль будет строго соответствовать заданному проценту.
Работа над созданием документа строится по следующему плану:
В БД создаётся документ "Отгрузка товаров, продукции".
Список "Тип учёта" - "Фин." (документ проходит только по финансовому учёту).
Поле "№" (номер документа) - корректный номер документа из 5-и знаков, соответствующий дате (см. ниже).
Поле "от" (дата документа) - дата совершения оформляемой реализации.
Поле "Покупатель" - контрагент, на которого оформляется продажа товаров.
Поле "Договор" - договор-счёт, на основании которого оформляется реализация.
Поле "Склад" - склад, с которого отпускаются товары (программа изначально предлагает основной склад который, возможно, изменять не требуется).
Переключатели "Вид отгрузки..." - вид отгрузки (изначально предлагается "Продажа (счет 46)").
Флажок "Учитывать налог с продаж" - установить, если товар отпускается за наличный расчёт (изначально флажок очищен).
Флажок "Зачёт полученного аванса" - изменять не рекомендуется (изначально флажок выбран).
Таблица- спецификация заполняется автоматически. Для начала заполнения следует нажать на кнопку "Заполн. имеющ.". После чего будет задано три вопроса: "Дата начала контроля" (изначально - дата, следующая за датой документа) - рекомендуется оставить без изменений (изменение этой даты требуется только при оформлении документа задним числом), "Дата конца контроля" (изначально - дата конца квартала, в котором находится создаваемый документ) - здесь нужно вновь указать дату, следующую за датой документа (изменение требуется только при оформлении документа задним числом), "Процент наценки для расчета цен" (изначально ноль - реализация без прибыли, "в ноль") - процент наценки, который будет использован при расчёте цен. После того, как таблица будет заполнена, категорически не рекомендуется: изменять (особенно - повышать) цены (справедливо только для строк, автоматически рассчитанных программой). Все остальные действия разрешены. При модификации таблицы желательно осознавать, какие последствия окажет сделанное изменение на движение и остатки товаров, прибыль.
Кнопка "OK". При нажатии на эту кнопку документ должен быть сохранён и проведён. Рекомендуется переместить созданный документ в конец дня (т.е. сделать его последним за дату, о чём более подробно см. п. "" в разделе "Типичные приёмы работы").
Ж. Контроль финансового результата.
Финансовый результат может быть проверен при помощи стандартных бухгалтерских отчётов, а также двух дополнительных отчётов - "Прибыль от реализации" и "Убытки от реализации".
В случае, если полученный финансовый результат признан удовлетворительным, рекомендуется выполнить полное перепроведение документов за обрабатываемый период, как описано в п. "Д" (см. выше).
В случае, если полученный финансовый результат не удовлетворяет запросам, можно внести корректировки в сформированные приходную и расходную накладные. При этом удалять и повторно создавать эти документы не требуется.
Открыв любой из этих документов, можно воспользоваться кнопкой автоматического подбора спецификации, изменив процент расчётной прибыли. Можно внести корректировки вручную. Важно помнить, что после внесения изменений в приходную накладную для корректного отражения сделанных изменений на финансовом результате документы за обрабатываемый период должны быть перепроведены, как описано в п. "Д" (см. выше).
З. Создание и печать сопутствующих документов.
В завершение, для юридического оформления документов должны быть распечатаны созданные документы, а также сопутствующие им (счета, счета-фактуры и накладные). Ниже приводится примерный порядок их создания и печати:
Приходная накладная. Форму приходной накладной, если она требуется, можно получить, открыть созданную приходную накладную и нажав на кнопку "Печать".
Счёт на приходную накладную. Это первичный документ поставщика, поэтому в БД не сохраняется. Для печати счёта нужно открыть созданную приходную накладную и нажать на кнопку "# Счёт". После этого нужно выбрать поставщика (из справочника "Контрагенты"), расчётный счёт (из справочника "Расчётные счета"), указать номер счёта и дату. После ответа на эти вопросы программа выдаст печатную форму счёта. Её можно распечатать или сохранить на диске в формате таблицы 1С (MXL) или Excel (XLS) для последующей передачи поставщику.
Счёт-фактура на приходную накладную. Это первичный документ поставщика, поэтому в БД не сохраняется. Для печати счёта-фактуры нужно открыть созданную приходную накладную и нажать на кнопку "# Счёт-фактура". После этого нужно выбрать поставщика (из справочника "Контрагенты"), расчётный счёт (из справочника "Расчётные счета"), указать номер счёта-фактуры и дату. После ответа на эти вопросы программа выдаст печатную форму счёта-фактуры. Её можно распечатать или сохранить на диске в формате таблицы 1С (MXL) или Excel (XLS) для последующей передачи поставщику.
Расходная накладная на приходную накладную.
Это первичный документ поставщика, поэтому в БД не сохраняется. Для печати этого документа нужно открыть созданную приходную накладную и нажать на кнопку "# Накладная". После этого нужно выбрать поставщика (из справочника "Контрагенты"), указать номер накладной и дату. После ответа на эти вопросы программа выдаст печатную форму приходной накладной. Её можно распечатать или сохранить на диске в формате таблицы 1С (MXL) или Excel (XLS) для последующей передачи поставщику.
Расходная накладная. Форму расходной накладной, можно получить, открыть созданную расходную накладную и нажав на кнопку "Печать".
Счёт на расходную накладную. Счёт является "нашим" документом и поэтому он должен быть создан в БД. Создавать счёт нужно в режиме "Ввод на основании". При этом основанием является созданная расходная накладная. Важно проследить, чтобы дата счёта и его номер были корректными. При создании счёта очень важно, чтобы поле "Срок резервирования товара" было равно нулю. В противном случае товар будет зарезервирован, а т.к. резервы товаров необходимы и отражаются только на управленческом учёте, это приведёт к тому, что менеджеры не смогут продать товары, из-за ошибочного сделанного резерва. После успешного проведения счёта, его нужно повторно открыть, нажать на кнопку "Печать" и получить печатную форму документа.
Счёт-фактура на расходную накладную. Счёт-фактура является "нашим" документом и поэтому он должен быть создан в БД. Создавать счёт-фактуру нужно в режиме "Ввод на основании". Основанием является созданная расходная накладная. Важно проследить, чтобы дата счёта-фактуры и его номер были корректными. После успешного проведения счёта-фактуры, его нужно повторно открыть, нажать на кнопку "Печать" и получить печатную форму документа.
Роль и задачи менеджеров
Менеджеры обязаны ежедневно предоставлять информацию офис-менеджеру обо всех проведённых за день неофициальных актах купли-продажи товаров. Время подачи информации должно быть выбрано так, чтобы офис-менеджер успевал её обработать при присутствии в пределах офиса подающего лица. При этом для ускорения обработки данных целесообразно, чтобы они передавалась в строго определённое время по согласованию с офис-менеджером (например, в 17-00).
Подаваемая информация должна включать в себя следующее:
Дата совершения сделки.
Наименование контрагента. На каждое юридическое лицо в базе данных (далее по тексту - БД) создаётся отдельная карточка. Частные лица могут проходить под одним названием (карточкой) - "Частное лицо", или, в случае необходимости, в БД может быть заведена персональная карточка. В последнем случае право выбора предоставляется менеджеру.
Полная товарная спецификация с указанием количества и суммы (цены), согласно которой производилась купля (продажа).
Кроме того, менеджер обязан дать разъяснения в случае, если при проведении продажи по предоставленным им данным БД покажет, что на управленческом учёте нет нужного количества какого-либо товара.
Роль и задачи офис-менеджера
Офис-менеджер обязан ежедневно принимать информацию о неофициальных актах купли-продажи товаров от менеджеров по установленной форме и незамедлительно проводить соответствующие приходные и расходные документы в БД. О выявленных фактах несвоевременной подачи информации офис-менеджер обязан ставить в известность главного бухгалтера до того, как начать оформление документов в БД.
Поступление товаров оформляется по следующей схеме:
В БД создаётся документ "Поступление товаров".
Список "Тип учёта" - "Упр." (документ проходит только по управленческому учёту).
Поле "№" (номер документа) - не изменять, очередной номер документа.
Поле "от" (дата документа) - дата совершения оформляемой сделки.
Поле "Поставщик" - контрагент, у которого был куплен товар. Из БД должна быть выбрана карточка юридического или физического лица. Допускается выбор "обезличенной" карточки "Частное лицо".
Поле "Договор" - не изменять, пустое (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
Поле "Склад" - склад, на который приходуются товары (программа изначально предлагает основной склад, который, возможно, изменять не требуется).
Переключатели "Товары поступили..." - не изменять, "на оптовый склад" (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
Флажок "Учитывать налог с продаж" - не изменять, флажок очищен (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
Флажок "Зачёт выданного аванса" - не изменять, флажок выбран (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
Таблица-спецификация заполняется по наименованию, количеству и сумме (цене). Поле "НДС" во всей таблице должно быть обнулено. Эту операцию целесообразно производить в конце ввода каждой строки таблицы. Рекомендуемый порядок заполнения таблицы при этом следующий: поле "Товар", поле "Количество", поле "Цена", поле "НДС" (обнуляется), контроль введённой строки по сумме.
Особое внимание должно быть уделено не только правильному внесению товаров, но и тому, чтобы сумма по каждой строке и документу в целом строго соответствовала поданной информации.
Кнопка "OK". При нажатии на эту кнопку документ должен быть сохранён и проведён.
Реализация (расход) товаров оформляется по следующей схеме:
В БД создаётся документ "Отгрузка товаров, продукции".
Список "Тип учёта" - "Упр." (документ проходит только по управленческому учёту).
Поле "№" (номер документа) - очередной номер документа из 6-и знаков. Более подробно см. п. "" в разделе "Типичные приёмы работы".
Поле "от" (дата документа) - дата совершения оформляемой сделки.
Поле "Покупатель" - контрагент, которому был продан товар. Из БД должна быть выбрана карточка юридического или физического лица. Допускается выбор "обезличенной" карточки "Частное лицо".
Поле "Договор" - не изменять, пустое (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
Поле "Склад" - склад, с которого были отпущены товары (программа изначально предлагает основной склад который, возможно, изменять не требуется).
Переключатели "Вид отгрузки..." - не изменять, "Продажа (счет 46)" (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
Флажок "Учитывать налог с продаж" - не изменять, флажок очищен (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
Флажок "Зачёт полученного аванса" - не изменять, флажок выбран (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
Таблица-спецификация заполняется по наименованию, количеству и сумме (цене). Поле "Всего" во всей таблице должно соответствовать по значению полю "Сумма". Эту операцию целесообразно производить в конце ввода каждой строки таблицы. Рекомендуемый порядок заполнения таблицы при этом следующий: поле "Товар", поле "Количество", поле "Цена", поле "Всего" (приравнивается к значению поля "Сумма"), контроль введённой строки по сумме.
Особое внимание должно быть уделено не только правильному внесению товаров, но и тому, чтобы сумма по каждой строке и документу в целом строго соответствовала поданной информации.
Кнопка "OK". При нажатии на эту кнопку документ должен быть сохранён и проведён.
В случае, если проведение документа заканчивается сообщением об ошибке, свидетельствующей о нехватке товара на складе, порядок действий следующий:
Проверить, весь ли приход товара, по которому возникает проблема, внесён в БД по времени ранее, чем проводимый расход. Если нет - находится позже или ещё не внесён в БД - нужно соответственно изменить время созданного расходного документа ("в конец дня") или внести недостающий документ (документы) и повторить операцию. В последнем случае также нужно проследить, чтобы добавленный приходный документ (документы) находился по времени раньше, чем проводимый расход. Более подробно об операциях со временем документов см. п. "" в разделе "Типичные приёмы работы".
Если все действия, описанные выше, не приводят к успешному проведению, нужно обратиться за разъяснениями к менеджеру, который подал информацию. В этом случае можно с большой вероятностью утверждать, что данные были предоставлены не в полном объёме или неверно. После выяснения причин возникшей ситуации в БД вносятся изменения (например, корректируется проводимый документ или вносятся (корректируются) прочие) и документ проводится.
Таблица "семь раз подумай, один - напиши"
Думаю, что вы, конечно, не захотите повторить описанный выше пример с Петей и Васей. И поэтому мы принимаемся за работу!
Допустим, в вашей организации нужно создать 10 компьютерных рабочих мест. Для начала нужно определить для каждого из них кто, когда и какие функции будет на нём выполнять. Возьмите несколько чистых листов бумаги и начинайте думать. Вот типичный пример:
Компьютер № 1
| Кто? | Когда? | Какие функции? | |
| Главный бухгалтер | Полный рабочий день | Excel (электронные таблицы); Word (текстовый редактор); 1С:Бухгалтерия (учётная программа); Outlook (электронная почта); PGP (криптозащита). |
И так, продолжая описывать рабочие станции (компьютеры), вы увидите, что многие из них будут предназначены для выполнения только четырёх функций: электронные таблицы, текстовый редактор, учётная программа и электронная почта (как приведено в примере выше). Да, немного функций, заметьте!
Отдельная статья - PGP. Эта небольшая программа должна стоять на каждом компьютере. И сотрудники не должны бояться её. Наоборот, все должны любить, и умело пользоваться ей. Почему? Ответ прост: PGP - это единственная программа, которая позволяет надёжно защитить конфиденциальную информацию. А я уверен, каждой фирме есть, что скрывать от посторонних глаз.
Кроме того, если вы находитесь в курсе последних новостей, то, конечно, знаете, что Федеральная Служба Безопасности России, в соответствии с разработанным ею же проектом СОРМ-2, хочет установить ко всем российским провайдерам специальные "подслушивающие" устройства. На практике это приведёт к тому, что вся ваша деятельность в Интернет может незаметно контролироваться. В частности, особую опасность представляет то, что могут быть прочитаны все исходящие и входящие почтовые сообщения. А так как программа PGP была изначально разработана именно для надёжной защиты электронных почтовых сообщений, то вот ещё один весомый аргумент в её пользу.
Описание PGP выходит за рамки этой статьи. Знакомство с ней вы можете начать, открыв раздел "Безопасность" на моём сайте .
Там вы всегда сможете взять последнюю версию PGP для Windows 95/98/NT, а также почитать несколько хороших статей по проблеме компьютерной безопасности.
Впрочем, давайте вернёмся к нашему списку. Мы идём дальше и вот, наконец, настала очередь рабочего места вашего системного администратора, программиста. Посмотрите пример его описания:
Компьютер № 10
| Кто? | Когда? | Какие функции? |
| Программист | Полный рабочий день |
Excel (электронные таблицы); Word (текстовый редактор); 1С:Бухгалтерия (учётная программа); Outlook (электронная почта); PGP (криптозащита); Front Page (средство создания веб-страниц). |
Вы заметили отличия от остальных компьютеров? А оно всего одно: добавился "Front Page", программа, с помощью которой программист разрабатывает веб-сайт фирмы. На практике, конечно, программист может потребовать учесть другие, совершенно незнакомые вам программы. В этом случае подробно обсудите с ним практическую необходимость каждой из них.
В итоге работы вы получите небольшую таблицу. Безусловно, её нужно согласовать с каждым сотрудником. Ведь работать-то придётся именно им, и поэтому они не должны быть ограничены в естественных потребностях!
Очень важно! Используемые программы (в третьей колонке таблицы) не должны выбираться бездумно. Я говорю это, в частности, к тому, что учётную программу нужно выбрать уже сейчас. Моя рекомендация - "1С:Бухгалтерия", но об этом более подробно я расскажу вам в третьей главе.
Составив таблицу, вы сделали большое дело, но пока не учли ещё кое-что. Все компьютеры должен объединить главный компьютер, именуемый сервером. Хоть это и мощный компьютер, но его описание тоже нужно включить в список. Итак, вот пример:
Компьютер № 11
| Кто? | Когда? | Какие функции? |
| Никто (на сервере обычно никто не работает) | Круглосуточно |
AtGuard (защита от атак хакеров); IIS (веб-сервер); Proxy Server (прокси-сервер); 1С:Бухгалтерия (учётная программа); Exchange Server (корпоративная электронная почта). |
Здесь я привёл вам типичное описание.
Заметьте, всего пять программ! Правда, не так сложно, как вы, вероятно, предполагали?
Конечно, компьютерный специалист, взглянув на эту табличку, скажет, что здесь предполагается установка на сервер программного обеспечения от компании Microsoft. Но вы, вероятно, не специалист. И поэтому, возможно, вам посоветуют установить на сервер какую-нибудь UNIX-подобную систему. Самый широко распространённый вариант сейчас - FreeBSD. Также вам могут предложить Linux. И опять позвольте дать совет. Дело в том, программисты уже давно и яростно спорят, что лучше устанавливать на сервере: программное обеспечение от Microsoft или же UNIX-подобное. Конечно, есть длинные, скучные сравнительные описания, но, скажу по секрету, ваш советчик, склоняющий к UNIX, или их не читал вообще, или, в лучшем случае, только пробегал глазами. А поэтому его совет будет основан больше на эмоциях: "Microsoft на сервере - это же г****! Не будь смешным - поставь фришник! ("фришник" - FreeBSD на жаргоне программистов, автор)". Лично я ничего не имею против UNIX, это бесспорно очень хорошая система, но я считаю, что в нашем конкретном случае Microsoft - полное наименование программы Microsoft Windows Server - будет предпочтительнее.
Теперь давайте обратим внимание на третью колонку таблицы для сервера. Вы, вероятно, не знаете назначение некоторых программ, указанных там, и я дам описание каждой из них.
"AtGuard". Примерно то же, что и PGP на обычных рабочих станциях. Это средство при грамотной настройке на 100% защитит вас от атак хакеров. Об этой программе будет знать только системный администратор. Если интересно, описание AtGuard можно найти в Интернет. На моём сайте вы можете скачать самую последнюю версию этой программы.
"IIS". Эта программа идёт в составе Microsoft Windows Server и должна быть установлена для того, чтобы открыть на сервере веб-сайт. При этом, конечно, я предполагаю, что ваш сервер будет подключен к Интернету (провайдеру) по выделенной линии.
"Proxy Server". Эта программа нужна для того, чтобы сотрудники вашей фирмы, обращаясь к одной и той же информации в Интернет, получали её быстрее. Допустим, вы пришли на работу 10:00, включили компьютер и запросили текущий курс доллара на популярном сервере финансовой информации . Хорошо. Однако через минуту ваш менеджер включает свой компьютер и тоже хочет посмотреть курс доллара на . Вот что из этого выйдет. Proxy Server уже сохранил ваш запрос, страничку с курсом, в своей специальной области на жёстком диске сервера. Когда менеджер произведёт повторный запрос, умный Proxy Server пошлёт очень маленький и поэтому быстрый запрос на с целью узнать, изменилась ли там информация по сравнению с той, что хранится у него на диске (т.е. которую минуту назад запросили вы). Если будет получен ответ, что данные остались без изменений, Proxy Server покажет менеджеру сохранённый ранее запрос. Как вы поняли, Proxy Server выступает в роли интеллектуальной прослойки между внутренней сетью фирмы и внешней, то есть Интернет. В результате его работы странички могут открываться быстрее. Кроме того, платить провайдеру, вашему проводнику в мир Интернет, вы будете меньше. Почему? Потому, что обычно провайдеры устанавливают плату за входящую информацию. В нашем же случае повторного чтения информации извне можно попытаться избежать благодаря Proxy Server’у.
"1С:Бухгалтерия". Эта программа нужна на сервере для обращений к базе данных. Здесь вы можете спросить: "Постойте, о каких обращениях идёт речь? Ведь на сервере никто не работает! Зачем там нужна 1С?!". Отвечаю: "1С:Бухгалтерия" должна быть установлена и запущена на сервере круглосуточно для того, чтобы, во-первых, автоматически производить периодическое обновление информации в вашем электронном магазине, и, во-вторых, чтобы дать возможность избранным клиентам получить доступ к базе данных через Интернет. Более подробно об этом будет рассказано в четвёртой главе, целиком посвященной вопросам, связанным с Интернетом.
"Exchange Server". Средство для корпоративной работы с почтой, задачами и многим другим. Exchange Server - это замечательная программа. Если вы не пользовались ей ранее, то, уверяю, она вам очень быстро понравится, и вы вскоре уже не сможете представить, как раньше могли работать без неё. Exchange Server позволит вам отправлять и получать почтовые сообщения, планировать задачи себе, сотрудникам и оперативно контролировать ход их выполнения, вести собственный календарь и планировать встречи. Не вставая с места, вы сможете проводить электронные голосования среди сотрудников. И это ещё далеко не полный перечень всех возможностей программы, но его, уверен, достаточно, чтобы доказать - Exchange Server - вещь просто незаменимая.
Типичные приёмы работы
Здесь описаны приёмы работы, которые не включены в печатную документацию к программе и, в основном, касаются доработок, которые наша фирма произвела самостоятельно.
Только цены
На основании имеющихся у нас данных произведём финансовое сравнение обоих вариантов организации сети. Итак, имеем десять рабочих станций и один сервер для них.
Расчёт стоимости по первому варианту было сделать несложно.
Я взял телефон и позвонил в одну хорошую новосибирскую компьютерную фирму. Вместе с менеджером мы быстро составили спецификацию типичного офисного компьютера и подходящего сервера. Вот наш расчёт стоимости по первому варианту:
Рабочая станция
| Комплектующее | Марка | Сумма, р. |
| Материнская плата | ASUS P2-99 | 2892,90 |
| Процессор | Celeron 466 PPGA | 2787,20 |
| Оперативная память | SDRAM 32 Mb PC-100 | 1177,90 |
| Флоппи-дисковод | 3,5" 1,44 Mb | 315,20 |
| Жёсткий диск | Seagate 10,1 Gb UDMA | 2289,40 |
| Привод для CD-ROM | ASUS CD-S 500 (50 x) | 1375,70 |
| Видеоадаптер | S3 Trio 3D AGP 4Mb | 517,60 |
| Сетевой адаптер | Realtek-8029 PCI TPC | 242,90 |
| Адаптер | Celeron Socket 370 -> Slot 1 | 132,80 |
| Корпус | Mini-Tower ATX | 696,80 |
| Клавиатура | PS/2 | 126,00 |
| Мышь | Mitsumi | 114,40 |
| Планшет для мыши | с рисунком | 10,00 |
| Монитор | Samsung SyncMaster 15" 550S | 4343,00 |
| ИТОГО | 17 021,80 |
В таблице указаны цены ОАО "НЭТА" на 9.09.2000 за безналичный расчёт.
Сервер
| Комплектующее | Марка | Сумма, р. |
| Материнская плата | ASUS P2B-S 440BX | 9685,60 |
| Процессор | Pentium-III 500 / 512 Kb Slot 1 | 3948,50 |
| Оперативная память | SDRAM 256 Mb PC-100 | 9290,50 |
| Флоппи-дисковод | 3,5" 1,44 Mb | 315,20 |
| Жёсткий диск | IBM 18,2 Gb UW-SCSI | 11281,30 |
| Привод для CD-ROM | ASUS CD-S 500 (50 x) | 1375,70 |
| Видеоадаптер | S3 Trio 3D AGP 4Mb | 517,60 |
| Сетевой адаптер | 3COM 905 XL PCI-TX-NM | 1375,70 |
| Корпус | Mini-Tower ATX | 696,80 |
| Клавиатура | PS/2 | 126,00 |
| Мышь | Mitsumi | 114,40 |
| Планшет для мыши | с рисунком | 10,00 |
| Монитор | LG 14" 450N | 3749,80 |
| Источник питания | Smart-UPS 700 INET | 7985,30 |
| ИТОГО | 50 472,40 |
В таблице указаны цены ОАО "НЭТА" на 9.09.2000 за безналичный расчёт.
При расчёте стоимости по второму варианту возникла проблема.
Как уже говорилось в предыдущем разделе, для работы терминальному компьютеру вполне достаточно 486-го процессора, 1 мегабайта оперативной памяти. Проблема же заключается в том, что современные компьютерные компании, следуя тенденциям мирового компьютерного рынка, предлагают со склада только новые модели комплектующих. Причём обычным покупателям эта политика далеко не всегда бывает выгодна. Очень наглядное подтверждение этому - ситуация с жёсткими дисками. Например, обратите внимание, что в спецификации рабочей станции, приведённой выше, фигурирует диск, емкостью 10,1 Гбайт. Это был жёсткий диск минимальной ёмкости, который менеджер смог мне предложить. Для того чтобы вы оценили, насколько велик указанный объём, скажу, что по самым оптимистичным расчётам вы вряд ли будете использовать более 20-25% его ёмкости. Поэтому, исходя из сказанного, при покупке терминалов нужно обращаться непосредственно к руководству фирмы с просьбой привезти оборудование под заказ. При этом срок исполнения заказа обычно составляет 1-2 недели.
Так как я выписывал счета не для оплаты, а только для сравнительного анализа, я не стал отвлекать директора компьютерного магазина разговорами насчёт цен и условий поставки, которая бы никогда не произошла. Поэтому мы с менеджером применили в терминальной рабочей станции наименее мощные компоненты из имеющихся на складе фирмы. Многие из них слишком мощны и дороги для терминала. Но вы, конечно, сделав специальный заказ, выберите то, что нужно и поэтому, не исключено, сэкономите небольшую сумму денег.
Сервер для терминалов содержит мощные компоненты. Поэтому, как вы понимаете, его расчёт не вызвал у нас затруднений.
Перед вами - результат нашей работы:
Рабочая станция
| Комплектующее | Марка | Сумма, р. |
| Материнская плата | ACORP 5ALI-61 AGP | 2060,20 |
| Процессор | AMD K6-2 300 | 1280,50 |
| Оперативная память | SDRAM 32 Mb PC-100 | 1122,50 |
| Видеоадаптер | S3 Trio 3D AGP 4Mb | 493,20 |
| Сетевой адаптер | Realtek-8029 PCI TPC | 245,40 |
| BOOT-ROM (для загрузки по сети) | 450,00 | |
| Корпус | Mini-Tower ATX | 474,20 |
| Клавиатура | PS/2 | 120,20 |
| Мышь | Mitsumi | 109,10 |
| Планшет для мыши | с рисунком | 9,50 |
| Монитор | Samsung SyncMaster 15" 550S | 4388,30 |
| ИТОГО | 10 753,10 |
В таблице указаны цены ОАО "НЭТА" на 9.09.2000 за безналичный расчёт.
Сервер
| Комплектующее | Марка | Сумма, р. |
| Материнская плата | ASUS P2B-DS 440BX | 13656,70 |
| Процессор (x2) | Pentium-III 500 / 512 Kb Slot 1 | 9224,20 |
| Оперативная память | SDRAM 512 Mb PC-100 | 18581,00 |
| Флоппи-дисковод | 3,5" 1,44 Mb | 315,20 |
| Жёсткий диск | IBM 18,2 Gb UW-SCSI | 11281,30 |
| Привод для CD-ROM | ASUS CD-S 500 (50 x) | 1375,70 |
| Видеоадаптер | S3 Trio 3D AGP 4Mb | 517,60 |
| Сетевой адаптер | 3COM 905 XL PCI-TX-NM | 1375,70 |
| Корпус | Big-Tower ATX | 1825,00 |
| Клавиатура | PS/2 | 126,00 |
| Мышь | Mitsumi | 114,40 |
| Планшет для мыши | с рисунком | 10,00 |
| Монитор | LG 14" 450N | 3749,80 |
| Источник питания | Smart-UPS 700 INET | 7985,30 |
| ИТОГО | 70 137,90 |
Итого ваши расходы в первом случае составят:
17 021,80 р. x 10 + 50 472,40 р. = 220 690,40 р.,
а во втором -
10 753,10 р. x 10 + 70 137,90 р. = 177 668,90 р.
При проведении расчёта стоимость сетевого оборудования не учитывалась потому, что его параметры зависят от многих факторов, о которых будет сказано в следующих разделах. Обращаю ваше внимание, что это исключение из расчёта не оказывает никакого влияния на результат сравнительного анализа потому, что в обоих случаях применяемое коммуникационное оборудование будет одинаково.
Стоимость программного обеспечения также не учитывалась. Но это сделано по другой причине. Думаю, для вас не является секретом, что в России за программное обеспечение платить, к сожалению, пока не принято.
В завершении раздела хочется отметить, что заказывать терминалы в компьютерных фирмах не целесообразно. Дело в том, что большинство компьютерных фирм не специализируются на продаже терминалов. Поэтому он будет представлять собой просто маломощный компьютер. А как уже говорилось, найти в компьютерной фирме подходящие для этого комплектующие очень трудно. Поэтому этот путь чреват лишними финансовыми затратами.
Что делать? В России есть фирмы, которые занимаются производством терминалов. Именно к ним вам и следует обращаться при покупке терминалов. Преимуществ здесь очень много: терминал собирается из специально предназначенных для этого комплектующих, изделие более компактное, зачастую отсутствует вентилятор, что исключает шум при его работе и делает эксплуатацию более комфортной. Кроме того, покупая продукцию у производителя, вы выигрываете в цене. Я уверен, что большинство людей никогда не видели терминал, поэтому привожу здесь его фотографию:
Терминал "СТ-490" производства ООО "Сектор Т"
На фотографии вы видите функционирующее терминальное рабочее место. Терминал - это белая квадратная коробочка под монитором. Все остальные части вам хорошо известны - это монитор, клавиатура и мышь.
Веб-сайт
Создание веб-сайта можно сравнить со строительством здания. Здесь можно пойти двумя путями. Можно поручить эту работу профессионалам, можно обойтись собственными силами. Однако вероятность получить что-то стильное, выразительное, непохожее на что-либо созданное ранее и, в конечном итоге, запоминающееся клиентам намного больше в первом случае. Рассмотрим оба пути решения более подробно.
Если вы хотите доверить работу над созданием сайта сторонним разработчикам главное при этом найти талантливую команду веб-дизайнеров и веб-программистов, которая сможет конструктивно работать с вами. Хорошо запомните это правило для выбора веб-создателей! И, пожалуйста, обратите внимание на выделенные слова. Я хочу пояснить вам их значение и важность.
Над созданием сайта должна работать команда, состоящая, как минимум, из двух человек - веб-дизайнера (художника) и веб-программиста. Дело в том, что разработка сайта делится на две части. Во-первых, это разработка фирменного стиля, создание графических образов. Этим занимается веб-дизайнер. И хотя при этом им зачастую применяются специальные графические программы, не имеющие непосредственно ничего общего с веб-страничками (Photoshop, Corel Draw, 3D MAX и т.п.), веб-дизайнер обязан знать, как его графика будет выглядеть в Вебе (Интернете). То есть веб-дизайнер - профессиональный художник со знанием аспектов отображения графики в Интернете. Во-вторых, созданные веб-дизайнером графические образы должны быть объединены с элементами управления сайтом, чтобы получить в итоге то, что будет видеть посетители. Это - работа веб-программиста. Думаю, что у вас не вызовет вопросов моё утверждение, что все участники этого процесса должны быть не только профессионалами. Помимо этого, они должны обладать талантом. Подчёркиваю: оба этих качества должны присутствовать вместе потому, что одно никогда не заменит другого!
Работа с создателями веб-сайта должна происходить в конструктивном русле. Здесь первое слово - ваше. Вы, как заказчик, высказываете все свои идеи о том, что вы хотите видеть.
Люди, к которым вы обратились, должны внимательно выслушать вас, задать уточняющее вопросы. После этого можно обсудить стоимость проекта. При этом исполнители, если они настоящие профессионалы, не должны задавать вам вопросов, на которые вы не можете дать ответ! То есть если вы что-то не знаете, это должно быть вам подробно разъяснено. Если перед вами ставится вопрос выбора, то все альтернативные варианты должны быть подробно обрисованы. С другой стороны, исполнители должны обладать известной самостоятельностью в принятии решений, которые не носят стратегический характер.
Надеюсь, что каждое слово в моём правиле для выбора разработчиков веб-сайта было объяснено. Несоблюдение этого правила неизбежно приводит к тому, что полученный продукт, веб-сайт, будет не запоминающимся по форме или (и) содержащим ошибки кодировки (программирования) страничек. В итоге вы рискуете получить неэффективный сайт, который не будет привлекать потенциальных клиентов. А это, как вы понимаете, называется "упущенная выгода".
Какие команды разработчиков веб-сайтов я могу вам порекомендовать?
В Новосибирске стабильно высоким качеством своих работ выделяется "Веб-Артель". Адрес интернет-сайта этой команды - , телефоны - (3832) 52-43-01 и 52-42-96. В Москве и Санкт-Петербурге никого посоветовать не могу. Конечно, мне нравятся многие работы московской команды известного веб-дизайнера Артемия Лебедева (веб-сайт ), но думаю, что у небольшого предприятия нет финансовых возможностей, чтобы оплатить их работу, и прославится на всю российскую часть Интернета тем, что внизу первой странички сайта будет скромно написано "Создание сайта - Студия Артемия Лебедева". Впрочем, деление по городам разработчиков веб-сайтов очень условно. Они не знают границ. Что, например, мешает фирме, расположенной, скажем, в Москве, обратится к новосибирским мастерам из "Веб-Артели"?..
От варианта создания веб-сайта средствами сторонних профессиональных разработчиков переходим к самому экономичному.
Разработка веб- сайта собственными силами, благодаря стараниям фирмы Microsoft, стала теперь вполне доступна каждому. Однако при этом подходе обычно бывает очень-очень трудно придать страничкам индивидуальность, делающую в итоге ваш сайт стильным и запоминающимся. Но давайте всё же рассмотрим и этот вариант более подробно.
В состав популярного пакета офисных программ "Microsoft Office 2000 Professional Edition" (это тот, где, помимо прочего, есть Excel и Word) входит программа для создания простых страничек и сложных веб-сайтов. Она называется "Front Page 2000". Если вы не знаете эту программу, то освоить её будет не трудно. В продаже имеется соответствующая литература. Как уже говорилось, эта программа предназначена для создания веб-сайтов. Возможно, вам будут говорить: "Front Page - это программа для дураков!" или тому подобное. Не верьте таким утверждениям! Эти слова показывают только некомпетентность советчика. Согласитесь, Microsoft серьёзная фирма, которая денег на ветер не кидает. И то, что она сделала процесс создания веб-сайтов простым и понятным каждому, заслуживает только глубокого уважения, а не нападок со стороны некомпетентных "умников".
Попросите вашего системного администратора научить вас публиковать (делать доступным посетителям вашего сервера) веб-сайт на сервере и делайте его сами. Конечно, я не призываю делать эту работу вас лично. Вы можете назначить ответственного сотрудника за выполнение этой работы. Этим человеком, по вашему усмотрению, может стать системный программист, ваш секретарь или кто-то другой.
В этой статье сделана попытка
В этой статье сделана попытка изложить собственный взгляд на проблему автоматизации небольшого предприятия для их руководителей. К сожалению, привлекаемые для этой задачи технические специалисты часто имеют свой взгляд на мир, не омрачённый, например, такими понятиями, как экономия финансов. Поэтому зачастую руководителям приходится вникать и в область их компетенции. В большинстве случаев такое проникновение заканчивается неудачно. Обычно это происходит потому, что руководитель не обладает достаточной компьютерной грамотностью и запасом времени (или желания), чтобы во всём спокойно разобраться, а технические специалисты не любят пускать посторонних в свой "огород". И всё бы ничего, да вот только от последствий этого приходится страдать в первую очередь самим руководителям и их подчинённым, которые реально приносят им прибыль: менеджерам, бухгалтерам. Так что давайте попробуем спокойно во всём разобраться.
Несколько слов о себе. На протяжении всей своей трудовой деятельности я занимался организацией работы компьютерного парка предприятий различного масштаба: от маленьких фирм, где установлен всего один компьютер, до заводов, протяженность компьютерный сетей которых измеряется километрами, а число установленных компьютеров превышает 50. Приобретённые мною навыки позволяют говорить, что я:
разбираюсь в аппаратной части компьютеров ("железе") от забытых богом 286-ых до многопроцессорных серверов; нахожусь в курсе изменений компьютерного рынка и владею его ценами; знаю наиболее распространённые операционные системы: MS DOS, Windows 95, Windows 98, Windows NT Workstation и Server, Novell NetWare; могу создать, защитить и администрировать сеть любого масштаба; увлекаюсь системным программированием на языках C++ и Assembler; владею сравнительным анализом бухгалтерских программ ("1С", "БЭСТ", "Галактика", "Парус", семейство "Лука" и так далее - всего около полусотни программ); считаю 1С наиболее успешной программой для автоматизации предприятий различного масштаба и работаю с ней, начиная с самых первых версий; разбираюсь в основах бухгалтерского учёта.
Всё это сказано исключительно для того, чтобы чётко обозначить вам круг собственной компетенции.
Накопленный опыт позволяет мне говорить, что в зависимости от масштаба предприятия и специфики его работы решение должно быть подобрано индивидуально. Однако можно дать общие рекомендации, основываясь на делении предприятий на группы по количеству компьютеризированных рабочих мест. Как вы уже поняли из названия статьи, речь в ней идёт об автоматизации именно небольшого предприятия. Под термином "небольшое предприятие" я понимаю организацию, где число компьютеров, объединённых в сеть, находится в районе от 5 до 15. Конечно, последняя граница несколько условна и может немного колебаться как в большую, так и в меньшую стороны. Для предприятий, не попадающих в эту категорию, приведённое ниже решение не является оптимальным и должно быть иным. Читая мою статью, пожалуйста, учтите, что это подробное, но, тем не менее, общее описание. Как вы понимаете, все реальные, жизненные ситуации предусмотреть невозможно. И тут позволю вам дать один совет: всегда руководствуйтесь только здравым смыслом.
В моей статье четыре главы. Одну из них, "Введение", вы сейчас читаете. Во второй главе, "Компьютеры", я расскажу, как покупаются и объединяются в сеть компьютеры. В третьей главе, "Программа", мы рассмотрим аспекты, связанные с автоматизацией ведения бухгалтерского учёта. Заключительная, четвёртая глава целиком посвящена аспектам, связанным с Интернетом: выбор провайдера, разработка веб-сайта, открытие электронного магазина и интернет-статистика.
